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学习Word的要点

作者:绿色风 分类: 时间:2022-08-18 浏览:97
楼主
biaotiger1
学习Word的要点 1: 开篇

yanlb2000
2006.11.07, 发表于 http://yanlb2000.blogcn.com
2007.09.26, 发表于
http://blog.sina.com.cn/yanlb2000


Microsoft Office Word可以说是最实用也是用得最多的电脑软件之一了。无论是电脑专业人员,还是普通办公用户、家庭用户,都需要使用Word。

然而,Word这个软件,其实也是蛮复杂的。那么多的菜单、命令、功能,大家能掌握多少呢?同样是打字、排版、打印输出,但在不同的人手里,用起来就是不一样。熟手用起来,大篇文字,很快就能输入排版好,美观、专业。而有些人,就是做不到。

如何学好Word?这对很多人来说,是个很实际的问题。

Word确实功能强大,然而同时也很复杂。Word的概念非常多,Word的技巧千千万。随便翻开一本Word参考书,就是厚厚一大本,看上去真有点可怕。这怎么下手,怎么学呀?



我们不要指望能马上或最终掌握所有Word的命令、功能,这个不现实。我们应该掌握Word的核心概念。"核心概念",是我对这些Word概念的称呼,因为,这些的确是学习Word的关键,掌握了这些,就可以全新地认识Word的概念和思路,在此基础上,慢慢提高自己的Word使用水平,就有方向多了,也容易多了。

我归纳下来,学习Word,要循序渐进地掌握以下这些概念:

一、字体格式和段落格式;
二、样式
三、大纲模式
四、主控文档、模板等
五、表格、图片等对象
六、VBA脚本和文档对象模型
2楼
biaotiger1
学习Word的要点 2: 字体格式、段落格式,样式

yanlb2000

2006.11.08, 发表于
2007.09.26, 发表于

一、字体格式和段落格式

这些,所有用Word的人基本都会。如果这个也不会,那还是不要用Word了吧,用简陋的记事本更好!把文字输入Word之后,需要改变这些文字的格式,达到自己的要求。注意区分一下字体格式和段落格式的区别。

二、样式

样式这个概念,我认为是学习Word最关键的地方,也是大多数普通用户(特别是没有经过专门学习的用户)所忽视的地方。样式,是一个字处理软件的关键所在,理解了样式,学会了样式,才可以说是学会使用字处理软件了。

可以这样来理解样式。对于一篇有一定规模的、正规排版的文档,我们可以发现,其字体、段落格式是有一定规律的。比如,所有正文的文字格式应该都是一样的;"第一章 ……"、"第二章 ……"这样的大标题格式都是一样的;同样,所有的"第一节 ……"、"第二节 ……"这样的小标题的格式也应该是一样的;其他如序言、注脚、引用等特殊区域,至少在同一篇文档中,其格式都是一致的。所以,理所当然地,我们可以,也应该,将一组相同的格式统一管理起来,起一个名字,方便重复利用,统一管理。这就是"样式"的核心思想所在。

比如,我们希望"第一章 ……"、"第二章 ……"这样的大标题都使用"一号黑体字,居中对齐"。所以,我们可以将这样的一组格式定义的组合,命名为"标题 1",并且对文档中所以大标题都使用"标题 1"这个样式。这样,这些大标题的格式就都统一了。同样,对于小章节标题、注释等段落,都可以定义各自的样式,并应用到所有相应段落。

下面看看应用样式的第一个好处。假如我们后来发现,大标题用一号字太大了,不合适,希望改成二号字。这很方便,只要在样式管理界面中,将"标题 1"这个样式修改字号为二号字,并应用。那么,文档中全部使用了"样式 1"的地方,字体会全部自动更改为二号字,根本不需要再去一个个查找、修改字号了。

同样,改字体、改字体间距、段落间距,或者下划线、斜体、粗体等特殊效果,都可以通过修改样式,达到全文档统一更改的效果。

我看到很多人用Word的时候,排版那个累呀,仔细选出不同的段落,根据章节、标题等不同,使用不同的格式。全文有几个大标题、几十个小标题,还有更多的引用、注释等地方,都要一个个选过来,指定每个段落的字体、字号、对齐等格式。而一旦发现某种格式不合适(比如章节标题要改另一种字体),那可惨了,要完全再来一遍:找到这个段落,修改格式,然后寻找下一个段落,再重复修改。

当然,使用格式刷,可以让这种重复工作轻松点;如果你知道双击格式刷图标的妙处,可能会更轻松。或者,在“查找和替换”中可以使用按照格式查找替换的高阶功能。但无论如何,总不如使用样式统一管理来得方便。格式刷之类,仅仅是Word的一个小技巧,学会了它,可能让你某些重复工作方便些。但是,这远远不如掌握核心概念之后所带来的本质上的改观。所以说,对Word核心概念的掌握和应用,要远比一些所谓的技巧要重要。

如何命名样式,应用样式,Word有哪些内置样式,作为所有样式基础的"正文"样式,如何修改样式,段落样式和字体样式的区别和联系,等等这些,我这里就不说了,可以自己看Word的帮助功能,或查参考书。而且,不同的Word版本在界面上会有些区别的。

再强调一次,样式是Word的核心概念,一定要掌握并且熟练应用。否则,就不能说会使用Word。当然,学会了样式,也一定会使你驾驭Word的能力大涨。这也是接下去一些进阶概念的基础。
3楼
biaotiger1
学习Word的要点 3: 大纲模式

yanlb2000

2006.11.09, 发表于
2007.09.26, 发表于

三、大纲模式

当你准备写一篇长篇大论甚或是一本书的时候,总是要规划一下的。比如,分为第二章,第二章,……而在每个章下面,可能还要分第一节、第二节。如果文章规模比较大,章节数很多,可能对章节还要划分为上篇、下篇,或者第一篇、第二篇、第三篇,等等。总之,对于一篇较大规模的文章,划分目录层次是十分必要的,也是自然而然的需求。

Word的大纲功能(或说大纲模式视图)正是完全按照这个思路来设计的,对大型文档提供良好的章节管理的支持。Word预定义了一些样式,作为大纲模式的默认的管理样式,这就是标题1,标题2,标题3,等等。标题1是最高级的、第1级大纲。如果你的文章最高级别层次是以章来管理的,那么就可以将标题1这个样式应用到每个章的标题文字上。然后,如果每个章下面再分很多节,那么节的标题自然就是应用标题2这个样式。

比如,可以是这样的章节层次

第一章
  第一节
  第二节
    条款1
    条款2
        正文内容
第二章

  ......

    ......
第三章

应用大纲模式的好处是很多的。这里列出一些主要的:

·前面所讲的关于样式的好处也完全适用大纲样式。比如,只要修改标题2的样式的定义,就能将文章中所有节标题的样子统一更改,而不必逐个查找修改。

·在大纲视图模式下,可以象资源管理器管理目录一样管理各个层次的内容,方便地展开、收缩显示。对章或节及其所有下级内容进行整体的移动。

·配合自动完成功能,可以让Word自动对各个章节进行编号。

·有了详细的大纲定义,我们就可以在文档开头部分插入本文档的目录。这种目录由Word自动维护和更新,有详细的章节标题和相对应的页码,而且随着各个章节内容的增删、次序的调整等,其对应的页码也会自动更新。

那种手工编排目录的做法,是非常麻烦、费时的,其实在Word中来说也是很不应该的。

对于一篇只有几页的文档来说,我们可以不使用大纲模式,因为用起来也没多大的效能的提升。但是,如果是几十页、上百页,具备一定层次结构(比如文章、论文、正式文件等)的文档来说,就应该使用大纲功能了。

有的人,编排一个大型的Word文档,却全文只见到一种样式:正文。而所有的章节、标题等等格式,都是逐行单独定义修改的,这实在是太效率低下了。这样的人,严重浪费Word的功能,其实他去用Windows自己带的写字板就可以了,用Word纯粹是浪费。当然,他也绝不能说是会用Word了。

我觉得,以上的内容(样式,大纲模式),对一个Word用户来说,是应该掌握的。而其实,掌握了以上内容,对大多数人来说,也就够用了。
4楼
biaotiger1
学习Word的要点 4: 主控文档,模板

yanlb2000

2006.11.10, 发表于
2007.09.26, 发表于

四、主控文档,模板

前面,我讲到了Word的格式、样式、大纲模式等概念。这些,可以说是一个字处理软件的核心概念,掌握了这些,对大多数用户来说,就已经够用了,可以很好地完成大部分文字编排处理工作了。

当然,Word的功能可远远不止这些,实在太多太多了。但根据80/20原则,大致上说,80%的场合,只用到了Word 20%的功能。 很多功能大部分人可能永远都不会用上。

当然,你很可能不想做一个普通用户,你希望学会更多Word的功能,成为一个Word高手。那么好,下面的内容可以作为你进一步学习的参考。

说明一下,不要只着眼于那些所谓的技巧、秘籍之类,这些可能有用,但也很繁多。关键是,这些技巧,不会帮助我们从更高的角度来领会Word。

先说这个主控文档。这其实并不是非常重要的概念,用到的场合也不是太多。但是,从前面的格式、样式、大纲模式这样一路过来,讲到主控文档也就是自然而然的事情,这种由低到高、由局部到整体的架构也就完整了。

简单地说,主控文档就相当于很多小Word文档的容器,它将这些小文档整合起来,形成一篇更大规模的文档。

比如,如果你准备写一本书,篇幅比较大,分成很多章。这样,你可以将每章独立为一个Word的.doc文件,分别撰写管理。这特别适合于多人同步编写一个大文档的不同部分。

在Word的大纲模式视图中,先建立一个标题,赋予其一个大纲级别的样式,然后就可以据此插入或创建一个子文档,而原来那个文档,自然就成为了所谓的主控文档。子文档既可以单独打开编辑,也可以作为主控文档的一部分来显示和编辑。当然,在主控文档中,插入目录包括页码、各级标题的编号和自动更新等操作,都可以很好地包括到子文档及其内容,做到“无缝”连接,完全不用你来手工更新。

再说说模板。

模板,顾名思义,就是一个“模型”,是用来产生其他文档的模子。

在现实工作中,往往有这样的需求:我们要经常创建编辑大量非常类似的文档,这些文档在大部分地方都是相同的,比如排版、文字格式、表格,等等。所不同的,可能只是某些字句、公司、个人名字、地址、日期、数据等等。显然,重复撰写这些相同的内容是非常低效的,Word的模板就是帮助我们高效完成这种工作的。

比如,公司要经常发给合作伙伴一些商业信函,其内容、字句基本都是固定的,不同的地方就是对方公司名字、称呼、一些具体数据、时间、地址等。这样,我们只需要将共同的部分撰写好,然后保存成一个模板.dot文件。以后,只要打开这个模板,填入具体的数据,就可以快速完成一个文档了。

如果配合域代码、vba脚本功能,可以让模板变得更灵活,功能更强大。

如果配合使用Word的邮件合并功能,就可以让Word根据数据库的内容,自动生成或打印大量类似的文档。一个典型的应用,就是邮件的打印,设想一下你经常收到的水电煤账单吧。假设数据库(mdb文件、Excel文件、文本文件、SQL数据库等都可以)中存放了成百上千的公司或客户等业务信息和数据,现在我们需要根据这些,打印出这么多的邮件内容和信封。我们就可以借助邮件合并功能,让Word自动帮我们完成这种重复劳动。
5楼
biaotiger1
学习Word的要点 5: 域代码、宏、VBA脚本

yanlb2000

2006.11.11, 发表于
2007.09.26, 发表于

五、域代码、宏、VBA脚本

我觉得,以下内容,对于多数Word使用者来说,是没有必要一定掌握的。不掌握这些,照样可以将Word使用得很好,完成各种工作。当然,如果能了解些这方面的概念,那是更好了。

而,如果你想更多地掌握Word的高级功能,那么可以参考一下下面的介绍了。

编写一个Word文档的时候,我们可以不仅仅是简单地输入一些文字、表格、图片,做些排版等等的操作。Word还提供了很多更高级的方式,让我们处理文档内容的过程更灵活,功能更强大。比如,Word的域代码、宏、和VBA脚本等功能。

1, 域代码

域相当于文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签中的占位符。这个可能变化的数据,概念就很广了,可以是等式和公式、日期和时间、索引和目录、文档的详细信息等等。这些信息,是可能随着时间变化、文档内容的变化、外界条件或数据的变化,而经常变化的,我们希望在文档中随时更新显示这些变化,就可以通过插入域代码来完成。

2, 宏

如果你在编写文档的时候,会经常重复性地执行一些相同或很类似的操作,那么,Word的宏命令功能,可以帮助你自动化地进行这些重复的操作。

简单地说,宏就是一系列Word指令的集合,可以帮助我们自动地执行这些操作。

要使用宏,就要经过录制宏,保存宏,使用宏,这些步骤。录制宏,相当于你先将这些需要重复执行的指令先做一遍,让Word记录下来,自动生成一个宏。如果有需要,可能还要适当地调试,以更符合自己的需求。然后保存。

使用宏的方式也很多样,可以将一个宏指定为一个菜单项,一个工具栏图标,或者指定一个快捷键等,方便调用。

3, VBA脚本

Word文档自动化的更高级方式,就是VBA编程了。通过编程,可以最大程度地发挥Word的功能,将很多重复任务简单化,将很多操作智能化、自动化。

上面所说的Word宏,其实也是一种VBA脚本。Word在录制宏的时候,本质上就是将那些操作转换成脚本指令保存下来了。以后就可以随时调用。但宏只是VBA脚本中简单的应用。VBA脚本的功能其实相当复杂和强大。甚至,有很多公司和个人,能据此开发出功能非常强大的Word插件,形成一个相对独立的软件产品。

然而,VBA脚本也是一项很有争议的技术。这就是赫赫有名的宏病毒了。VBA脚本虽然功能强大,但对绝大部分普通用户来说,并不是迫切需要的,而且学习起来也不简单,需要一定的编程基础,所以,对多数用户来说用处真的不大。但同时,正因为其功能强大,所以反而被黑客看中,编制出了大量宏病毒,造成了很大的破坏。很多人,现在听到宏病毒还是很害怕的。

所以,我曾经戏虐地说过,Word的脚本功能,其实就是微软为黑客们编制病毒而准备的。

废话少说,回归正题。要掌握VBA脚本编程,主要就是要掌握两大要点,即Word文档对象模型,和VBA语言。

计算机业界关于编程,有个很有名的公式: 程序 = 数据 + 算法。

在VBA脚本编程方面,数据就是我们要处理的文档,以文档对象模型的方式展现给我们。而算法,就是VBA语言(Visual Basic for Application)所构成的指令序列。

VBA脚本,就是通过VBA语言,来操作Word文档中的各个对象,完成我们的需求。

Word通过文档对象模型,将一个Word文档的内容,全面地、有组织地展现给我们(其实就是暴露给VBA),比如各个不同的段落、文本、样式、图表、图片等,在文档对象模型中,这些都是一个个的对象,或者对象的容器或集合。每个对象,都有自己的属性、方法、事件。我们要作的,就是通过VBA,访问这些对象、容器、集合的属性,获取它们的内容(读),经过一定的判断、组织(算法)之后,再通过这些对象的属性、方法来改变它们(写)。

举些例子:

下列示例代码,将活动文档中“标题 2”的样式更改为 Arial 字体和加粗。
  1. With ActiveDocument.Styles(wdStyleHeading2).Font
  2.     .Name = "Arial"
  3.     .Italic = True
  4. End With
下列示例删除单元格 1 中的文字,插入新文字,然后对该列进行排序。
  1. With ActiveDocument.Tables(1).Cell(1, 1)
  2.     .Range.Delete
  3.     .Range.InsertBefore "Sales"
  4.     .Column.Sort
  5. End With
Word的文档对象模型相当复杂,VBA语言对不熟悉的人来说要用起来也要学习一段时间。所以,当编写VBA程序的时候,这方面的参考资料是必不可少的。我推荐大家,没必要去买什么参考书,Word自己带的帮助文件就很好,很齐全!当安装Office软件的时候,默认是不会安装这部分参考内容的。我们需要定制我们的安装过程,注意勾选Word中“与编程相关的部分”。然后,在Word的帮助目录中,就会有“Microsoft Word Visual Basic参考”。当我们编写VBA程序的时候,这部分内容是必备的。

好了,Word介绍到这里,也差不多了。这也只能是简单的概念方面的介绍。要往深度广度来说,都是没底的。真的想深入,想成为Word高手,那是要你自己钻研进去的。

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