| 楼主 biaotiger1 |
学习Word的要点 1: 开篇 yanlb2000 2006.11.07, 发表于 http://yanlb2000.blogcn.com 2007.09.26, 发表于 http://blog.sina.com.cn/yanlb2000 Microsoft Office Word可以说是最实用也是用得最多的电脑软件之一了。无论是电脑专业人员，还是普通办公用户、家庭用户，都需要使用Word。 然而，Word这个软件，其实也是蛮复杂的。那么多的菜单、命令、功能，大家能掌握多少呢？同样是打字、排版、打印输出，但在不同的人手里，用起来就是不一样。熟手用起来，大篇文字，很快就能输入排版好，美观、专业。而有些人，就是做不到。 如何学好Word？这对很多人来说，是个很实际的问题。 Word确实功能强大，然而同时也很复杂。Word的概念非常多，Word的技巧千千万。随便翻开一本Word参考书，就是厚厚一大本，看上去真有点可怕。这怎么下手，怎么学呀？ 我们不要指望能马上或最终掌握所有Word的命令、功能，这个不现实。我们应该掌握Word的核心概念。"核心概念"，是我对这些Word概念的称呼，因为，这些的确是学习Word的关键，掌握了这些，就可以全新地认识Word的概念和思路，在此基础上，慢慢提高自己的Word使用水平，就有方向多了，也容易多了。 我归纳下来，学习Word，要循序渐进地掌握以下这些概念： 一、字体格式和段落格式； 二、样式 三、大纲模式 四、主控文档、模板等 五、表格、图片等对象 六、VBA脚本和文档对象模型 |
| 2楼 biaotiger1 |
学习Word的要点 2: 字体格式、段落格式，样式 yanlb2000 2006.11.08, 发表于 2007.09.26, 发表于 一、字体格式和段落格式 这些，所有用Word的人基本都会。如果这个也不会，那还是不要用Word了吧，用简陋的记事本更好！把文字输入Word之后，需要改变这些文字的格式，达到自己的要求。注意区分一下字体格式和段落格式的区别。 二、样式 样式这个概念，我认为是学习Word最关键的地方，也是大多数普通用户（特别是没有经过专门学习的用户）所忽视的地方。样式，是一个字处理软件的关键所在，理解了样式，学会了样式，才可以说是学会使用字处理软件了。 可以这样来理解样式。对于一篇有一定规模的、正规排版的文档，我们可以发现，其字体、段落格式是有一定规律的。比如，所有正文的文字格式应该都是一样的；"第一章 ……"、"第二章 ……"这样的大标题格式都是一样的；同样，所有的"第一节 ……"、"第二节 ……"这样的小标题的格式也应该是一样的；其他如序言、注脚、引用等特殊区域，至少在同一篇文档中，其格式都是一致的。所以，理所当然地，我们可以，也应该，将一组相同的格式统一管理起来，起一个名字，方便重复利用，统一管理。这就是"样式"的核心思想所在。 比如，我们希望"第一章 ……"、"第二章 ……"这样的大标题都使用"一号黑体字，居中对齐"。所以，我们可以将这样的一组格式定义的组合，命名为"标题 1"，并且对文档中所以大标题都使用"标题 1"这个样式。这样，这些大标题的格式就都统一了。同样，对于小章节标题、注释等段落，都可以定义各自的样式，并应用到所有相应段落。 下面看看应用样式的第一个好处。假如我们后来发现，大标题用一号字太大了，不合适，希望改成二号字。这很方便，只要在样式管理界面中，将"标题 1"这个样式修改字号为二号字，并应用。那么，文档中全部使用了"样式 1"的地方，字体会全部自动更改为二号字，根本不需要再去一个个查找、修改字号了。 同样，改字体、改字体间距、段落间距，或者下划线、斜体、粗体等特殊效果，都可以通过修改样式，达到全文档统一更改的效果。 我看到很多人用Word的时候，排版那个累呀，仔细选出不同的段落，根据章节、标题等不同，使用不同的格式。全文有几个大标题、几十个小标题，还有更多的引用、注释等地方，都要一个个选过来，指定每个段落的字体、字号、对齐等格式。而一旦发现某种格式不合适（比如章节标题要改另一种字体），那可惨了，要完全再来一遍：找到这个段落，修改格式，然后寻找下一个段落，再重复修改。 当然，使用格式刷，可以让这种重复工作轻松点；如果你知道双击格式刷图标的妙处，可能会更轻松。或者，在“查找和替换”中可以使用按照格式查找替换的高阶功能。但无论如何，总不如使用样式统一管理来得方便。格式刷之类，仅仅是Word的一个小技巧，学会了它，可能让你某些重复工作方便些。但是，这远远不如掌握核心概念之后所带来的本质上的改观。所以说，对Word核心概念的掌握和应用，要远比一些所谓的技巧要重要。 如何命名样式，应用样式，Word有哪些内置样式，作为所有样式基础的"正文"样式，如何修改样式，段落样式和字体样式的区别和联系，等等这些，我这里就不说了，可以自己看Word的帮助功能，或查参考书。而且，不同的Word版本在界面上会有些区别的。 再强调一次，样式是Word的核心概念，一定要掌握并且熟练应用。否则，就不能说会使用Word。当然，学会了样式，也一定会使你驾驭Word的能力大涨。这也是接下去一些进阶概念的基础。 |
| 3楼 biaotiger1 |
学习Word的要点 3: 大纲模式 yanlb2000 2006.11.09, 发表于 2007.09.26, 发表于 三、大纲模式 当你准备写一篇长篇大论甚或是一本书的时候，总是要规划一下的。比如，分为第二章，第二章，……而在每个章下面，可能还要分第一节、第二节。如果文章规模比较大，章节数很多，可能对章节还要划分为上篇、下篇，或者第一篇、第二篇、第三篇，等等。总之，对于一篇较大规模的文章，划分目录层次是十分必要的，也是自然而然的需求。 Word的大纲功能（或说大纲模式视图）正是完全按照这个思路来设计的，对大型文档提供良好的章节管理的支持。Word预定义了一些样式，作为大纲模式的默认的管理样式，这就是标题1，标题2，标题3，等等。标题1是最高级的、第1级大纲。如果你的文章最高级别层次是以章来管理的，那么就可以将标题1这个样式应用到每个章的标题文字上。然后，如果每个章下面再分很多节，那么节的标题自然就是应用标题2这个样式。 比如，可以是这样的章节层次 第一章 第一节 第二节 条款1 条款2 正文内容 第二章 ...... ...... 第三章 应用大纲模式的好处是很多的。这里列出一些主要的： ·前面所讲的关于样式的好处也完全适用大纲样式。比如，只要修改标题2的样式的定义，就能将文章中所有节标题的样子统一更改，而不必逐个查找修改。 ·在大纲视图模式下，可以象资源管理器管理目录一样管理各个层次的内容，方便地展开、收缩显示。对章或节及其所有下级内容进行整体的移动。 ·配合自动完成功能，可以让Word自动对各个章节进行编号。 ·有了详细的大纲定义，我们就可以在文档开头部分插入本文档的目录。这种目录由Word自动维护和更新，有详细的章节标题和相对应的页码，而且随着各个章节内容的增删、次序的调整等，其对应的页码也会自动更新。 那种手工编排目录的做法，是非常麻烦、费时的，其实在Word中来说也是很不应该的。 对于一篇只有几页的文档来说，我们可以不使用大纲模式，因为用起来也没多大的效能的提升。但是，如果是几十页、上百页，具备一定层次结构（比如文章、论文、正式文件等）的文档来说，就应该使用大纲功能了。 有的人，编排一个大型的Word文档，却全文只见到一种样式：正文。而所有的章节、标题等等格式，都是逐行单独定义修改的，这实在是太效率低下了。这样的人，严重浪费Word的功能，其实他去用Windows自己带的写字板就可以了，用Word纯粹是浪费。当然，他也绝不能说是会用Word了。 我觉得，以上的内容（样式，大纲模式），对一个Word用户来说，是应该掌握的。而其实，掌握了以上内容，对大多数人来说，也就够用了。 |
| 4楼 biaotiger1 |
学习Word的要点 4: 主控文档，模板 yanlb2000 2006.11.10, 发表于 2007.09.26, 发表于 四、主控文档，模板 前面，我讲到了Word的格式、样式、大纲模式等概念。这些，可以说是一个字处理软件的核心概念，掌握了这些，对大多数用户来说，就已经够用了，可以很好地完成大部分文字编排处理工作了。 当然，Word的功能可远远不止这些，实在太多太多了。但根据80/20原则，大致上说，80%的场合，只用到了Word 20%的功能。 很多功能大部分人可能永远都不会用上。 当然，你很可能不想做一个普通用户，你希望学会更多Word的功能，成为一个Word高手。那么好，下面的内容可以作为你进一步学习的参考。 说明一下，不要只着眼于那些所谓的技巧、秘籍之类，这些可能有用，但也很繁多。关键是，这些技巧，不会帮助我们从更高的角度来领会Word。 先说这个主控文档。这其实并不是非常重要的概念，用到的场合也不是太多。但是，从前面的格式、样式、大纲模式这样一路过来，讲到主控文档也就是自然而然的事情，这种由低到高、由局部到整体的架构也就完整了。 简单地说，主控文档就相当于很多小Word文档的容器，它将这些小文档整合起来，形成一篇更大规模的文档。 比如，如果你准备写一本书，篇幅比较大，分成很多章。这样，你可以将每章独立为一个Word的.doc文件，分别撰写管理。这特别适合于多人同步编写一个大文档的不同部分。 在Word的大纲模式视图中，先建立一个标题，赋予其一个大纲级别的样式，然后就可以据此插入或创建一个子文档，而原来那个文档，自然就成为了所谓的主控文档。子文档既可以单独打开编辑，也可以作为主控文档的一部分来显示和编辑。当然，在主控文档中，插入目录包括页码、各级标题的编号和自动更新等操作，都可以很好地包括到子文档及其内容，做到“无缝”连接，完全不用你来手工更新。 再说说模板。 模板，顾名思义，就是一个“模型”，是用来产生其他文档的模子。 在现实工作中，往往有这样的需求：我们要经常创建编辑大量非常类似的文档，这些文档在大部分地方都是相同的，比如排版、文字格式、表格，等等。所不同的，可能只是某些字句、公司、个人名字、地址、日期、数据等等。显然，重复撰写这些相同的内容是非常低效的，Word的模板就是帮助我们高效完成这种工作的。 比如，公司要经常发给合作伙伴一些商业信函，其内容、字句基本都是固定的，不同的地方就是对方公司名字、称呼、一些具体数据、时间、地址等。这样，我们只需要将共同的部分撰写好，然后保存成一个模板.dot文件。以后，只要打开这个模板，填入具体的数据，就可以快速完成一个文档了。 如果配合域代码、vba脚本功能，可以让模板变得更灵活，功能更强大。 如果配合使用Word的邮件合并功能，就可以让Word根据数据库的内容，自动生成或打印大量类似的文档。一个典型的应用，就是邮件的打印，设想一下你经常收到的水电煤账单吧。假设数据库(mdb文件、Excel文件、文本文件、SQL数据库等都可以)中存放了成百上千的公司或客户等业务信息和数据，现在我们需要根据这些，打印出这么多的邮件内容和信封。我们就可以借助邮件合并功能，让Word自动帮我们完成这种重复劳动。 |
| 5楼 biaotiger1 |
学习Word的要点 5: 域代码、宏、VBA脚本 yanlb2000 2006.11.11, 发表于 2007.09.26, 发表于 五、域代码、宏、VBA脚本 我觉得，以下内容，对于多数Word使用者来说，是没有必要一定掌握的。不掌握这些，照样可以将Word使用得很好，完成各种工作。当然，如果能了解些这方面的概念，那是更好了。 而，如果你想更多地掌握Word的高级功能，那么可以参考一下下面的介绍了。 编写一个Word文档的时候，我们可以不仅仅是简单地输入一些文字、表格、图片，做些排版等等的操作。Word还提供了很多更高级的方式，让我们处理文档内容的过程更灵活，功能更强大。比如，Word的域代码、宏、和VBA脚本等功能。 1, 域代码 域相当于文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签中的占位符。这个可能变化的数据，概念就很广了，可以是等式和公式、日期和时间、索引和目录、文档的详细信息等等。这些信息，是可能随着时间变化、文档内容的变化、外界条件或数据的变化，而经常变化的，我们希望在文档中随时更新显示这些变化，就可以通过插入域代码来完成。 2, 宏 如果你在编写文档的时候，会经常重复性地执行一些相同或很类似的操作，那么，Word的宏命令功能，可以帮助你自动化地进行这些重复的操作。 简单地说，宏就是一系列Word指令的集合，可以帮助我们自动地执行这些操作。 要使用宏，就要经过录制宏，保存宏，使用宏，这些步骤。录制宏，相当于你先将这些需要重复执行的指令先做一遍，让Word记录下来，自动生成一个宏。如果有需要，可能还要适当地调试，以更符合自己的需求。然后保存。 使用宏的方式也很多样，可以将一个宏指定为一个菜单项，一个工具栏图标，或者指定一个快捷键等，方便调用。 3, VBA脚本 Word文档自动化的更高级方式，就是VBA编程了。通过编程，可以最大程度地发挥Word的功能，将很多重复任务简单化，将很多操作智能化、自动化。 上面所说的Word宏，其实也是一种VBA脚本。Word在录制宏的时候，本质上就是将那些操作转换成脚本指令保存下来了。以后就可以随时调用。但宏只是VBA脚本中简单的应用。VBA脚本的功能其实相当复杂和强大。甚至，有很多公司和个人，能据此开发出功能非常强大的Word插件，形成一个相对独立的软件产品。 然而，VBA脚本也是一项很有争议的技术。这就是赫赫有名的宏病毒了。VBA脚本虽然功能强大，但对绝大部分普通用户来说，并不是迫切需要的，而且学习起来也不简单，需要一定的编程基础，所以，对多数用户来说用处真的不大。但同时，正因为其功能强大，所以反而被黑客看中，编制出了大量宏病毒，造成了很大的破坏。很多人，现在听到宏病毒还是很害怕的。 所以，我曾经戏虐地说过，Word的脚本功能，其实就是微软为黑客们编制病毒而准备的。 废话少说，回归正题。要掌握VBA脚本编程，主要就是要掌握两大要点，即Word文档对象模型，和VBA语言。 计算机业界关于编程，有个很有名的公式： 程序 = 数据 + 算法。 在VBA脚本编程方面，数据就是我们要处理的文档，以文档对象模型的方式展现给我们。而算法，就是VBA语言(Visual Basic for Application)所构成的指令序列。 VBA脚本，就是通过VBA语言，来操作Word文档中的各个对象，完成我们的需求。 Word通过文档对象模型，将一个Word文档的内容，全面地、有组织地展现给我们（其实就是暴露给VBA），比如各个不同的段落、文本、样式、图表、图片等，在文档对象模型中，这些都是一个个的对象，或者对象的容器或集合。每个对象，都有自己的属性、方法、事件。我们要作的，就是通过VBA，访问这些对象、容器、集合的属性，获取它们的内容（读），经过一定的判断、组织（算法）之后，再通过这些对象的属性、方法来改变它们（写）。 举些例子： 下列示例代码，将活动文档中“标题 2”的样式更改为 Arial 字体和加粗。
好了，Word介绍到这里，也差不多了。这也只能是简单的概念方面的介绍。要往深度广度来说，都是没底的。真的想深入，想成为Word高手，那是要你自己钻研进去的。 |