| 楼主 Fennyhao |
目 录 1）没装Office 2007，一样打开我的文档 2）轻松撰写、发布个人博客 3）巧用“色阶”洞察数据变化和趋势 4）让您的幻灯片炫起来 5）有的放矢地与同事协调时间 6）更全面、更集中的搜索信息 7）快速掌握与使用快捷键 8）巧用“书法字帖”提高书法造诣 9）不可不知的Excel 2007小常识 10）妙用PowerPoint 2007中的图层 11）无限畅通的Outlook 2007手机服务 12）为随手记下的任务添加提醒 13）轻松应对办公中的语言关 14）告别“白纸黑字”，让文档靓起来 15）用“数据条”和“图标集”展示数据 16）如何快速去除演示文档中的备注信息 17）RSS聚合器，让所有信息尽在掌握 18）随机应变的Office 2007功能区 19）快速比较文档的两个版本 20）如何快速展现销售业绩前3名的数据 21）美化幻灯片的素材从哪里可以找到？ 22）使用Outlook轻松管理日常事务 23）更快捷、更轻松地获取信息 24）与同事进行文档协作_分配文档 25）与同事进行文档协作_获取修改情况 26）如何迅速查找并删除重复记录 27）利用排练计时功能给自己的演讲彩排 28）更方便、更直观地组织信息 29）让Office开口说话？你可以这样做 30）快速插入封面和页眉，给文档变脸 31）利用图表进行数据分析 32）一份演示文稿，多种场合放映 33）回复邮件时，留下自己的批注标记 34）什么是XPS文件格式 35）发送文档前为文档减减肥 36）轻松获取、实时更新信息 37）让文档和演示文稿同出一辙 38） 智能化的邮件附件预览 39）如何使用访问键在功能区中导航 40） 快速提取Word文档中的所有图片 41）更加方便地计算和统计信息 42）将美好的记忆打包到相册中 43）快速获取技术文档 44）对电子杂志进行集中管理 45）您发现Office按钮中的小图钉了吗 46）更加智能地为图片编号 47）量身定制幻灯片版式 48）Excel数据快速输入技巧 49）从重复的劳动中解放出来 50）打造“个性化”的Excel |
| 2楼 Fennyhao |
 由于Microsoft Office 2007中的核心应用程序（例如Word、Excel、PowerPoint）采用了全新的Open XML文档格式，文档的扩展名也发生了变化，如果同事的计算机上没有安装Microsoft Office 2007，该如何进行文档交流呢？ 首先，Microsoft Office 2007应用程序完全向下兼容，这就意味着使用Microsoft Office 2007打开之前版本的Office文档都是没有问题的。反过来，如果您的同事使用的是Microsoft Office 2003/XP，为了达到文档交流的目的，您可以这样处理。 方法1：依然将文档保存为新的文件格式 Microsoft Office 2007的用户依然可以将文档保存为全新的2007文件格式，此时Word文档的扩展名为.docx；Excel文档的扩展名为.xlsx；PowerPoint文档的扩展名为.pptx。当这些文档发送给Microsoft Office 2003/XP用户时，他们可以通过Office Online免费下载并安装“文件格式兼容包”，这样就可以打开Microsoft Office 2007的文档了。 “文件格式兼容包”的下载地址为：http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=zh-cn 方法2：将Microsoft Office 2007的文档另存为兼容模式 如果让Microsoft Office 2003/XP的用户安装“文件格式兼容包”太过繁琐，Microsoft Office 2007的用户还可以将文档另存为兼容模式，如图1所示，这样之前版本的用户就可以方便地共享文档信息了。  图1 另存为兼容格式文档 但是，如果这样每次将文档都另存一遍，对于Microsoft Office 2007用户而言并不是一件很轻松的事情，因此，我们还可以在Office 2007应用程序中设置默认的文档存储格式，操作步骤如下： （1）在Word、Excel或PowerPoint 2007应用程序中（在此以Microsoft Word 2007为例），单击【Office按钮】，并单击【Word选项】按钮，如图2所示。  图2 Word选项 （2）打开如图3所示的“Word选项”对话框后，单击左侧命令导航中的【保存】按钮，在“保存文档”选项区域的“将文档保存为此格式”的下拉列表中，选择“Word 97-2003文档”选项。  图3 设置文档的默认保存格式（3）单击【确定】按钮后完成设置。这样，Microsoft Office 2007的用户就可以使用默认的Office 97-2003文档格式保存文件，进行顺畅的交流了。 方法3：将文档保存为PDF文件格式 采用兼容格式保存文档，Microsoft Office 2007会提示用户在文档中部分Microsoft Office 2007特有的一些格式设置可能会有影响。为了可以把文档的内容和格式设置“原汁原味”地呈现给 Microsoft Office 2007之前版本的用户，我们还可以将文档另存为PDF格式，如图4所示。  图4 将文档另存为PDF文件格式 Microsoft为Office 2007用户免费提供了将文档另存为PDF或XPS文件格式的加载项，可以访问通过Office Online网站下载并安装。该加载项的下载地址为：http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041&displaylang=zh-cn |
| 3楼 Fennyhao |
 Blog的全名应该是Weblog，中文意思是“网络日志”，后来缩写为Blog，而博客（Blogger）就是写Blog的人。实际上博客就是通过互联网发表各种个人信息、观点的虚拟场所。使用博客既可以将其作为发表一些创作性文章的理想场所，又可以作为知识交流的平台。Office 2007针对用户对博客的应用需求，在Office 2007中引入了博客编写、发布的功能，从而帮助你更加轻松地完成个人博客的编写工作。 撰写、发布博客之前的准备工作 这里假设您已经从博客服务提供商那里申请了一个帐户（本篇内容以Windows Live Spaces为例），接下来将向您详细介绍使用Word 2007撰写、发布博客之前所要完成的准备工作。 （1）打开Word 2007应用程序，单击“Office 按钮”，然后执行【新建】命令，在随后打开的“新建文档”对话框中双击“新建博客文档”如图1所示。  图1 新建博客文档（2）此时，在打开的Word文档界面中会显示“注册博客账户”对话框，如图2所示。  图2 “注册博客账户”对话框（3）单击【立即注册】按钮，打开“新建博客账户”对话框，并在“博客”下拉列表中选择博客提供商，这里所选择的供应商为“Windows Live Space”，如图3所示。  图3 选择博客提供商（4）单击【下一步】按钮，打开“新建Windows Live Space账户”对话框，如图4所示，在设置“空间名称”和“机密字”之前，需要先为您的空间启用电子邮件发布，具体的操作步骤可以单击“新建Windows Live Space账户”对话框中的“教我怎么做”超链接，这里就不再详细介绍了。  图4 新建Windows Live Space账户（5）在“空间名称”文本框中输入您Windows Live Spaces Web地址的唯一部分。例如，如果Windows Live Spaces Web 地址是，则您的空间名称是powersilence；在“机密字”文本框中输入您在空间设置中打开电子邮件发布时输入的机密字，如图5所示。  图5 输入账户信息（6）选中“记住机密字”复选框，这样在发布博客文章的时候就免除了多次输入“空间名称”和“机密字”的繁琐，当然出于安全考虑您可以清除该复选框。然后，连续单击【确定】按钮，完成账户注册的相关设置，此时将会收到Word 2007给出的提示信息，告知账户注册成功，如图6所示。  图6 账户注册成功至此准备工作应经就绪，现在就可以尽情享受Word 2007所带给您的无限便利了。 轻松完成博客文章的撰写与发布 利用Microsoft Office Word就可以完成博客的撰写与发布简直不可思议，但在今天这一切都已经变成现实，您可以充分感受到信息科技所带给我们的无穷魅力。 接下来将具体介绍使用Office Word进行博客编写的具体方法： （1）账户注册完成以后，将打开如图7所示的界面，单击“在此处输入文章标题”，输入博客文档的标题。  图7 Word 2007提供的博客编辑界面（2）如果要对当前编写的博客文章进行分类，请在“博客文章”选项卡中，单击“博客”选项组中的【插入类别】按钮，此时Word 2007将会和个人空间中的分类信息进行同步，并在正文区域中插入一个“类别选择”下拉列表，如图8所示。当然，您可以直接选择当前博客空间中已有的文章分类，如果要创建一个新的分类，直接输入新分类的名称就可以了。  图8 选择文章类别（3）关于博客正文的编辑工作，与编辑其他文档完全一样，这里就不再详细介绍了。  图9 编辑博客正文（4）博客文章编辑完成以后，单击“博客”选项组中的【发布】按钮，此时博客文章就可以直接发送到个人空间中了，整个过程只要在Word文档中就可以完成了，大大提升了博客撰写的效率。  图10 Word 2007完成博客文章的发布如果要浏览最终发布的效果，单击“博客”选项组中的【主页】按钮，即可直接进入自己的博客空间浏览博客内容发布后的效果，如图11所示。  图11 发布完成的博客文章 |
| 4楼 Fennyhao |
 工作人员往往需要对保存在Excel中的大量数据进行分析和总结，以发现数据的趋势和意义。例如，在如图1所示的销售业绩表中，如何快速展现各个员工在1~3月份的销售对比情况呢？  图1 销售业绩表 Microsoft Office Excel 2007的“色阶”功能可以利用颜色的变化表示数据值的高低，帮助您迅速了解销售数据的分布趋势。 （1）在Excel工作表中选中销售数据区域，然后在功能区的“开始”选项卡中，单击“样式”功能组中的【条件格式】按钮。 （2）在“条件格式”的下拉列表中选择【色阶】︱【红-黄-绿色阶】命令，如图2所示，Excel工作表中所选定的数据区域就立即用指定的色阶格式显示出来了。  图2 利用“色阶”分析员工销售业绩表 |
| 5楼 Fennyhao |
 在演示幻灯片中放置的文字，总觉得有些“单薄”，有什么办法可以让这些文字以图形化的方式显示，达到专业的放映效果呢？以前，我们可能需要向幻灯片中添加文本框、图形框、自选图形……，这样的工作实在非常繁琐。而在Microsoft Office PowerPoint 2007中，SmartArt功能可以让您制作的幻灯片美奂绝伦。 例如，在如图1所示的幻灯片中，如果希望将其中的文字用专业的图形化效果显示，可以执行下面的操作步骤：  图1 幻灯片中的文字 （1）选中幻灯片中的文字，然后单击鼠标右键，在右键菜单中执行【转换为SmartArt】命令，并在SmartArt样式库中选择适当的样式，如图2所示。  图2 将文本转换为SmartArt图形 转换完成的效果如图3所示。  图3 转换完成后的专业效果 （2）如果对当前的SmartArt样式不满意，还可以在PowerPoint 2007的功能区中，单击与上下文相关的【SmartArt工具】选项卡中的“设计”选项卡，在“布局”区域的下拉列表中选择适当的样式布局，如图4所示。  图4 选择新的SmartArt布局 （3）单击“SmartArt样式”功能组中的【更改颜色】下拉列表，从中可以选择适当的颜色样式，如图5所示。  图5 更改SmartArt的颜色样式 （4）甚至，我们还可以在“SmartArt样式”功能组中选择SmartArt的平面与三维效果，如图6所示。  图6 SmartArt的平面与三维效果 针对于演示文档中的文字、图形和图片，PowerPoint 2007提供了大量快速、智能格式化处理的工具和手段，让您不需要借助任何第三方工具，就可以制作出炫光惊艳的专业演示文稿，如图7所示。  图7 PowerPoint 2007中提供的文字及图片处理工具 |
| 6楼 Fennyhao |
 与同事之间安排会议、约定时间在日常办公中是一件繁琐的事情，如果使用传统的沟通手段，例如打电话或者发送电子邮件询问，往往要经过大量的反复过程才可以最终确定。其实，在Microsoft Outlook 2007中，我们可以将自己的日程安排、同事的日程安排、资源的日程安排，甚至所在团队的日程安排集中显示在一个视图中，让我们的沟通与协调变得更加有的放矢。 在Microsoft Office Outlook 2007中查看同事时间安排的操作步骤如下： （1）打开Microsoft Outlook 2007，在左侧的导航窗格中单击【日历】按钮，切换到日历视图，此时您将看到自己的日程安排信息，如图1所示。  图1 自己的时间安排 （2）此时，如果需要查看其他同事的时间安排，可以在日历视图的导航窗格中单击【打开共享的日历】命令，打开“打开共享日历”对话框后选择同事的姓名。 （3）返回到Outlook，在“日历”导航窗格中增加了其他用户的“日历”选项，并且在日历视图中可以看到该用户的日程安排，如图2所示。  图2 在一个视图中同时显示自己和同事的时间安排 （4）而单击每一份日历视图标题左侧的箭头，又可以以重叠的方式汇总日程安排状况，切实并准确地找到所有适合的时间点，如图3所示。  图3 以重叠的方式汇总时间安排 通过将各种日历放在一起翻动并进行颜色编码可以对比日程安排和寻找同组成员，用户可以在日历之间拖动约会或者把约会拖到他们自己的日历上。 如果在企业中部署了Windows SharePoint Services或Microsoft Office SharePoint Server 2007服务器产品，那么团队成员还可以将团队站点中的日程安排显示在自己的Outlook日历视图中。 提示：打开同事的日程安排视图需要在企业中部署Microsoft Exchange Server，并且您的同事需要赋予您进行访问的权限。 |
| 7楼 Fennyhao |
 在这个信息与技术高速发展的时代，您需要快速查找与工作相关的信息，那么您是否在查找所需的信息时遇到了如下的问题： ·您希望快速找到具有特殊意义的邮件，例如那些重要的、紧急的邮件； ·您从海量的邮件中找不到所需的邮件附件信息； ·您需要不停地切换应用程序进行信息的检索； ·…… 其实，在Microsoft Office 2007中提供了强大的信息搜索引擎，可以帮助我们高效且便捷地搜索需要的信息资料。 方法1：建立不同类别的搜索文件夹 在Outlook 2007中，您可以轻松地为邮件、任务和约会按照其属性创建颜色类别，同时，也可以快速搜索这些标有颜色类别的信息。 在Outlook 2007中，鼠标右键单击其中任何一个标有颜色类别的邮件，在右键菜单中执行【创建“重要文档”搜索文件夹】命令，此时，Outlook 2007将快速检索出所有标有红颜色的邮件，并在搜索文件夹下创建“重要文档”搜索文件夹，如图1所示。  图1 创建指定类别的搜索文件夹 方法2：强大的即时搜索功能，帮助您快速查找所需信息 如果您希望快速搜索指定的信息，只需在Office Outlook 2007中的“即时搜索”文本框中输入搜索关键字，随即搜索结果将高亮显示搜索关键字，如图2所示。  图2 即时搜索功能快速定位相关信息 您还可以在Outlook 2007中添加搜索条件，添加条件可以使您的搜索更全面、更集中。在“即时搜索”窗格中，单击【展开查询生成器】下三角按钮，此时，可以在“发件人”、“收件人”、“正文”、“主题”等文本框中输入搜索条件；也可以单击【添加条件】按钮，以确定更详细的搜索依据，如图3所示。  图3 添加搜索条件，增加搜索精度 此外，您可能希望搜索范围并不仅仅局限在Outlook当中，例如，您希望可以针对某一关键字同时搜索桌面、电子邮件、本地计算机上的任意位置的信息。事实上，Outlook 2007的即时搜索已经与Windows系统的桌面搜索相互集成，因此，您完全不必离开Outlook 2007的工作界面，利用其强大的即时搜索功能，同样可以帮助您快速查找任意位置的所需信息。 如果希望在计算机中快速查找有关“Office”主题的所有信息，可以在Outlook“即时搜索”文本框中输入关键字后，单击其右侧的【显示即时搜索窗格菜单】下三角按钮，在其下拉列表中单击【搜索桌面】选项，即可打开搜索窗口获得搜索结果，如图4所示。  图4 利用Outlook 2007的“即时搜索”功能搜索计算机中的信息 方法3：Microsoft OneNote 2007帮您快速搜索信息 除了Microsoft Outlook 2007，Microsoft OneNote 2007也为搜索信息提供了强大的功能，可以帮助您快速查找所需文本和手写笔记，甚至还可以查找图片中的文本和声音文件中的语音！ 例如，在Microsoft OneNote 2007中，您只需在Microsoft OneNote 2007中的“搜索”文本框中输入搜索关键字“Contoso”，然后单击【搜索】按钮，搜索结果将高亮显示搜索关键字，更令人吃惊的是，客户名片中的“Contoso”文本也可以被检索到，如图5所示。  图5 在OneNote中搜索信息 甚至，在OneNote中还提供了图片识别功能，可以将图片中文字快速地提取出来。在搜索到的图片上单击鼠标右键，然后执行右键菜单中的【复制图片中的文本】命令。复制完成后，在OneNote中的任意笔记区域中单击鼠标右键，执行【粘贴】命令，这样图片中的文字就可以转变为可编辑利用的文本了，如图6所示。  图6 OneNote中提供的文字识别功能 |
| 8楼 Fennyhao |
 在使用鼠标进行操作时，由于手移动的范围比较大，很容易影响工作的效率。如果希望快速完成需要频繁执行的任务，使用快捷键不失为一种非常好的方式，只需按下键盘上的一个或多个按键，就可以完成一项任务。然而，现代社会是一个信息化的时代，需要我们记住的东西实在太多，如果再去记忆众多的快捷键，将是一件令人十分头疼的事情。 幸运的是，在Word、Excel或PowerPoint 2007应用程序中（在此以Microsoft Word 2007为例），只要按下【Alt】键，菜单栏之上的按钮或菜单项就会显示各自的快捷键，再也不需要去记忆快捷键了，如图1所示。  图1 显示快捷键 对于具有级联命令的按钮或菜单项，如“文件”、“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”、“视图”等，还可以根据图示按下对应的字母或字母＋数字键显示相应的快捷键。例如，要显示“开始”菜单下各个命令的快捷键，只需先按下【Alt】键，再按下【H】键即可，之后再根据需要执行的命令，单击相应的快捷键。 |
| 9楼 Fennyhao |
 中国的书法艺术与京剧、武术、针灸是国际社会公认的四大国粹。书法艺术从古至今，时刻散发着古老艺术的魅力，为一代又一代人们所喜爱。 但在现实生活中，每个人性格的不同使得爱好各异。同样一本字帖，也许有的人临摹起来得心应手，而有的人临摹起来却寸步难行。目前各种风格类型的字帖非常多，怎么知道哪个是最符合自己使用的呢？使用Microsoft Office Word 2007提供的“书法字帖”功能，可以灵活地创建字帖文档，自定义字帖中的字体颜色、网格样式、文字方向等，然后将它们打印出来，这样就可以获得符合自己的书法字帖，从而提高自己的书法造诣。 （1）在Word 2007应用程序中，单击【Office按钮】，执行【新建】命令，在打开的“新建文档”对话框中，选择“书法字帖”，如图1所示。  图1 选择“书法字帖” （2）单击【创建】按钮，打开“增减字符”对话框。在“书法字体”或“系统字体”下拉列表中，选择要使用的字体类型，如图2所示。  图2 在“增减字符”对话框中选择字体 提示：在Word 2007中共包含了11种书法字体类型，每一种书法字体所提供的字符数量是有限的，因此用户也可以使用系统字符生成各种古诗词或文章的书法字帖加以练习，从而有效地避免了某些字符找不到的麻烦。 （3）在“排列顺序”下拉列表中选择字符排序的顺序。若选择“根据发音”排序，则可以按照汉语拼音去查找字符；若选择“根据形状”排序，则可以选择特定偏旁部首的字符，有规则和针对性地练习某些偏旁部首。 （4）在“可用字符”列表框中，选择要制作字帖的文字内容，单击【添加】按钮，可以将其添加到“已用字符”中。若要删除已添加的字符，只需要在“已用字符”列表框中选中该字符，单击【删除】按钮或者【全部删除】按钮即可。 （5）单击【关闭】按钮，将选择的字符添加到文档中，同时系统将自动打开“书法”选项卡，如图3所示。  图3 在Word 2007创建的字帖 （6）在“书法”功能组中单击【网格样式】按钮，在其下拉列表中显示了Word 2007提供的“米字格”、“田字格”、“田回格”、“九宫格”和“口字格”5种不同的网格样式，如图4所示。用户可以根据个人的喜好，选择适合自己的网格样式。  图4 选择网格样式 （7）Word 2007提供了6种文字排列方式，分别是： ·横排，从上到下 ·竖排，从左到右 ·竖排，从右到左 ·横排，最上一行 ·竖排，最左一列 ·竖排，最右一列 前3种文字排列方式，是目前最为普遍的3种书写方式，即在打印出来的字帖上直接运笔一次描成，以锻炼用笔和掌握结构，称为“满摹”；后3种文字排列方式，是“满摹”和“对临”的结合。就是将第1行或第1列汉字进行临摹，然后参照第1行或第1列汉字的用笔和结构，写出其他的汉字。使用这种方式更加有利于摆脱临摹的束缚，发挥创造性思维。 如要改变当前所使用的文字排序方式，只需在“书法”功能组中单击【文字排列】按钮，从展开的下拉列表中选择要使用的文字排列方式，如图5所示。  图5 选择文字排序方式 （8）在“书法”功能组中单击【选项】按钮，打开如图6所示的“选项”对话框。在“字体”选项卡，可以设置字体颜色和字体效果；在“网格”选项卡，可以设置线条颜色、边框线类型和内线类型；在“常规”选项卡的“行数×列数”列表中，选择要在一页中显示的行列数量（最大行列数为“10×8”），在“单个字帖内最多字符数”列表中选择字符的数量（每一个字帖最多只能包含200个字符），在“纸张方向”区域中选择“纵向”或“横向”显示。  图6 “选项”对话框 提示：若选中“单页内重复显示同一字符”复选框，那么只需在文档中添加一次某个汉字（比如“中”），然后单击【确定】按钮，就可以生成满篇都是“中”字的字帖。这对于初学者专练一个汉字，非常适用。 （9）设置好书法字帖的样式后，单击【Office按钮】，执行【打印】命令，就可以将字帖打印出来了。 |
| 10楼 Fennyhao |
 Microsoft Office Excel 2007较之前版本的优势在哪里呢？面对Microsoft Office Excel 2007全新的用户界面，如何发掘其强大的功能，使之和之前版本的操作对应起来呢？下面的这些小常识可以让您快速了解并掌握Microsoft Office Excel 2007。 常识1：Excel 2007中不可不知的数字 Excel 2007在数据处理、分析上较之前的版本有哪些优势呢？相信通过下表中的数字对比，大家对Excel 2007的强大功能就可以有所认识了。  常识2：如何快速找到Excel 2007中命令的位置 一些对Excel 2003操作熟练的用户，一定很想要了解 Excel 2003 中最常用的命令位于 Excel 2007 新界面上的什么位置。Excel 2007提供了易用的帮助系统——一种可视的交互式参考指南，它可以成为您熟悉Excel 2007操作的得力助手。 如果希望打开Excel 2007智能的帮助系统，可以按照以下的方法操作： （1）在Excel 2007窗口的右上角单击【Microsoft Office Excel帮助】按钮，打开Excel帮助系统。 （2）在“浏览Excel帮助”目录中，单击“新增功能”的“获取帮助”链接，打开“获取帮助”窗口。在“分类‘获取帮助’中的主题”目录中单击“交互：Excel 2003 到 Excel 2007命令参考指南”链接。 （3）此时，打开“交互：Excel 2003到Excel 2007命令参考指南”窗口。在该窗口中直接单击“启动指南”按钮（如图1所示），该交互式参考指南便可以启动了。  图1 启动交互式参考指南 （4）进入该指南后，将鼠标指针放在某个 Excel 2003 菜单或按钮上就可以了解其命令在 Excel 2007 中的新位置，如图2所示，并可以动态演示如何在Excel 2007中进行操作。  图2 交互式参考指南界面 提示：该交互式帮助在Word 2007和PowerPoint 2007中同样存在。 |
| 11楼 Fennyhao |
 如果在Microsoft Office PowerPoint的幻灯片中放置了大量对象，并且对象之间存在层叠关系，那么灵活地选取对象，并针对特定对象进行相关操作是比较困难的一件事情。但是，在Microsoft Office PowerPoint 2007中提供了“图层”的功能，利用该功能就可以让幻灯片中的对象逐一显示在您面前了。 （1）打开需要编辑的PowerPoint演示文档。 （2）在PowerPoint功能区中的“开始”选项卡中，单击“编辑”功能组中的【选择】按钮，并在其下拉列表中执行【选择窗格】命令，如图1所示。  图1 执行“选择窗格”命令 （3）随即在幻灯片右侧出现“选择和可见性”任务窗格，当前幻灯片中的对象和形状全部列在任务窗格中，并在每一个对象和形状右侧出现一个可视化图标，如图2所示。 图2 “选择和可见性”任务窗格 （4）单击任何一个对象和形状可视化图标，该形状就会在幻灯片中隐藏。由此可以灵活地为幻灯片中的对象分层，并针对可视的对象进行操作。（5）如若需要显示被隐藏的对象和形状，只需再次单击对象和形状可视化图标即可。 |
| 12楼 Fennyhao |
 您希望使用计算机发送和接收手机短信么？ 您希望把资料通过彩信的方式发给对方么？ 您希望在无法阅读邮件时，邮件自动转发到您的手机上么？ 您希望把Outlook中的日程提醒发送到手机上，从而不会错过重要的会议么？ 您希望将一封电子邮件群发到多个同事的手机上么？ ………… 在繁忙的一天中，可能包括与客户和同事进行协调、拜访客户或者进行演讲和演示，您整天都在忙于管理紧张的日程。Microsoft Outlook 2007手机信息服务可帮助您有条不紊地完成工作，您不需要去办公室查看您的Outlook信息，因为这些信息会直接发送到您的手机上！ 利用Outlook手机信息服务，您能够将短信或彩信从计算机发送到手机。除了简单的短信功能之外，您还能够将电子邮件、联系人、约会和任务等信息作为短信或彩信转发到手机上。而且，只要您携带手机，就能够以短信或彩信方式自动接收重要的电子邮件、提示信息和日程安排信息。 而我们只需要在Microsoft Office Outlook 2007中创建一个手机信息服务的用户账号，就可以全程体验一切尽在掌握之中的无限交流了。 第1步：创建手机信息服务用户账号 在Outlook 2007的【工具】菜单中执行【账户设置】命令，打开“添加新电子邮件账户”对话框，然后就可以按照向导的提示，一步一步地完成手机信息服务的注册过程了。  图1 设置手机信息服务帐号 第2步：使用手机信息服务  图2 使用Outlook 2007发送手机短信 配置完成手机信息服务用户账号后，您就可以在Microsoft Outlook 2007中使用它了： ·可以从Outlook 2007向任何移动电话（包括您自己的移动电话）发送短信。 ·在Outlook 2007收件箱中接收他人对您所发送短信的答复。 ·将电子邮件以短信形式从Outlook 2007转发到任何移动电话上。 ·将一封电子邮件发送到多个收件人的手机上。 第3步：让Outlook手机信息服务成为您的贴身秘书  图3 设置手机信息规则 在Outlook中还可以设置信息转发的规则，让Outlook手机信息服务成为您真正的贴身秘书： ·基于所设置的规则，自动将电子邮件作为短信接收到移动电话上。 ·自动将Office Outlook 2007提醒作为短信接收到移动电话上。 ·将日历约会、联系人或任务以短信的形式从Office Outlook 2007发送到移动电话上。 ·自动将日历作为短信接收到移动电话上。 Outlook手机信息服务让您能够随时随地充分利用Outlook 2007的强大功能！利用Outlook手机信息服务，无论您是在公司、约见客户，还是在旅途中，都能在需要时访问公司信息，从而保持信息的通畅以及更好的响应能力。使用Outlook手机信息服务，您能够随时保持联系，及时做出响应，体验一切尽在掌握中的无限交流。 |
| 13楼 Fennyhao |
 对于那些已经预先安排好的各种工作任务，您可能已经习惯于将它们作为任务添加到Microsoft Office Outlook 2007的待办事项列表中，从而使这些工作任务可以有条不紊地进行，并释放您的头脑，让您将精力全部投入到当前的工作上。但是，现实工作环境中经常会出现一些临时性的工作安排，例如，您正在集中精力编写上个月的销售统计报告时，部门经理临时通知您下午3:00要在公司会议室开一个有关销售计划调整的碰头会。为了不使您的工作思路被打断，可以利用Microsoft Office OneNote 2007提供的系统托盘功能，就可以将创建Outlook任务的操作简单化。 （1）单击Windows系统托盘中的OneNote图标，如图1所示。  图1 系统托盘中的OneNote图标 （2）在打开的OneNote便笺窗口中，输入临时任务的描述信息，例如“今天下午3:00在会议室探讨有关销售计划调整的相关事宜”，这条信息会自动记录在一个笔记容器中，如图2所示。  图2 在OneNote便笺窗口中输入临时任务的描述信息 （3）在OneNote便笺窗口的工具栏中，单击【任务】按钮，这条信息的左侧会出现一个  图标，它代表这条信息已被作为当天任务添加到Outlook的待办事项列表中。（4）右击图标，在快捷菜单中选择【在Outlook中打开任务】命令，如图3所示。  图3 快速进入Outlook编辑任务的途径 （5）在打开的Microsoft Office Outlook 2007新建任务窗口中，您可以发现新任务的基本信息已经填写就绪，您要做的只是选中“提醒”复选框，并将提醒的时间设置为“14:55”（比开会时间下午3:00提前5分钟，以避免迟到），如图4所示。  图4 只需启用提醒，并设置提醒时间 （6）单击【保存并关闭】按钮，结束临时任务的建立。现在，您可以马上回到手头的工作上，当时间到达14:55时，Outlook就会自动提醒您要去开会了。 |
| 14楼 Fennyhao |
 日常工作处理的大量信息中，有很多是需要与文字打交道的。在这个趋于“平”的全球工业环境中，如何才能更加自如地应对办公中的语言关，做到准确、便捷地交互信息呢？其实，在Microsoft Office 2007中已经提供了强大的工具，为我们阅读、编写、审校不同语言的文档提供了超乎想象的便利。 1：遇到生僻的汉字？你可以这样做 在输入中文汉字的过程中难免会遇到一些不认识的字，这样就无法使用“拼音输入法”进行输入了。然而，微软拼音输入法为我们提供了手写输入的功能，只要把这个汉字“画”出来，就可以轻松完成输入的过程。并且，Microsoft Office还可以为汉字加上拼音，指导您如何朗读这些汉字。 例如，客户经理需要根据手中的名片向客户发送邀请函，但突然发现客户“张蕈”的“蕈”字不认识，如图1所示，这时该如何把这个客户的名字输入到邀请函文档中呢？  图1 客户“张蕈”的名片 利用微软拼音输入法中的手写输入功能，我们可以按照如下步骤轻松输入该客户姓名。 （1）在Word文档中，将光标置于需要插入客户姓名的位置，单击微软拼音输入法上的【开启/关闭输入板】按钮。 （2）单击“输入板”对话框中的【手写识别】按钮。 （3）在手写板区域中画出“蕈”字。 （4）在输入过程中，右边的列表框中会提供备选的文字，单击可以直接在文档中插入该文字，这样就完成了客户姓名的输入，如图2所示。  图2 在输入板中手写输入生僻字 如果想要知道“蕈”字怎么读，则可以在Word文档中选中“蕈”字，然后在“开始”选项卡中执行“字体”选项组的【拼音指南】命令，在随即打开的“拼音指南”对话框中会显示出“蕈”字的拼音。这样，该字的读音就一目了然了，如图3所示。  图3 “拼音指南”对话框 2：把简体文档转换为繁体？你可以这样做 如果需要向港、澳、台地区的客户发送邀请函时，我们要将简体的文档转换为繁体格式，那么我们只需选中要进行转换的文字，打开Word中的“审阅”选项卡，然后执行“中文简繁转换”选项组中的【简转繁】命令即可，如图4所示。  图4 执行【简转繁】命令 Microsoft Office 2007提供的“中文简繁转换”功能并不是简单地将简体汉字转换成繁体汉字，而是考虑了双方不同的语言习惯。例如对“鼠标”和“服务器”等简体汉字执行【简转繁】命令时将立即转换为繁体。 另外，微软拼音输入法也为我们提供了直接输入繁体汉字的功能，让我们可以在文档中直接输入繁体字。操作步骤如下： （1）单击微软拼音输入法上的【功能菜单】按钮。 （2）在弹出的菜单中执行【输入选项】命令，打开“输入选项”对话框。 （3）打开“微软拼音新体验及经典输入风格”选项卡，在“字符集”选项区域中选中“繁体中文”单选按钮，然后单击【确定】按钮。这样就可以在文档中直接输入中文繁体字了，如图5所示。  图5 直接在文档中输入繁体汉字 Tips 3：英文不会翻译？你可以这样做 Microsoft Office 2007提供了强大的语言支持功能，我们可以通过打开屏幕提示功能实现即时翻译。当鼠标悬停在字词上时，Word会快速将翻译的内容即时地反映在屏幕上。如果有需要，我们还可以查看更加详细的解释，甚至可以实现各国语言之间的互译。 方法1：强大的即时翻译功能 我们不需要安装其他额外的翻译工具，只要打开翻译屏幕提示功能，就可以即时翻译文档内容了。 例如，如果您希望了解文档中某个英文单词的中文含义，只需在文档中单击鼠标右键，在随即打开的快捷菜单中执行【翻译】|【中文（中国）】命令，开启翻译屏幕提示功能。这时将鼠标悬停在英文单词上时，Word会将其翻译成中文并即时反映在屏幕上。 而如果您希望了解一个中文单词的英文解释，则可以在右键快捷菜单中执行【翻译】|【英语（美国）】命令，Word同样会将中文翻译成英文，并显示在屏幕上，如图6所示。  图6 强大的即时翻译功能轻松实现中英文互译 方法2：查看字词的详细解释 除了屏幕取词的翻译功能外，Microsoft Office还可以通过“信息检索”任务窗格为我们提供更加详细的翻译解释。并且，如果您已经连接到Internet，Office中的翻译功能还可以帮助我们翻译一段话，甚至整篇文档！ 例如，我们可以将光标置于要翻译的字词上，然后单击鼠标右键，执行快捷菜单中的【翻译】|【翻译】命令，打开“信息检索”任务窗格（如图7所示），查看该词语的含义。  图7 查看更加详细的翻译解释 我们还可以更改“信息检索”任务窗格“翻译”选项区域中的源语言和目标语言，以便实现不同语言之间的翻译，如图8所示。  图8 不同语言之间的翻译 |
| 15楼 Fennyhao |
 我们在平时编写文档的过程中，往往只注重文档内容的编写，忽视了文档的美化工作。如何才能告别“白纸黑字”，让我们的文档更加时尚和美观呢？利用Microsoft Office 2007的样式集和主题，您可以快速地为您的文档换装，轻松设计出独具个性的文档。 如果您已经在文档中为各级标题指定了样式，但是又觉得这些标题样式的风格在整体上不是很协调。没有关系，Microsoft Office Word 2007内置了许多经过专业设计的样式集，而每个样式集都包含了一整套可应用于全篇文档的样式设置。您只要选择了某个样式集，其中的样式设置会自动应用于全篇文档。 （1）打开“开始”选项卡，单击“样式”选项组的【更改样式】按钮。 （2）在随即打开的下拉菜单中，将鼠标指针移至“样式集”子菜单项，所有样式集选项会显示在您的面前。 （3）当鼠标指针滑过每个样式集，您就可以直接在文档中预览应用后的效果，当确定要使用某个样式集时，只需单击它即可。如图1所示。  图1 利用快速样式美化文档 文档主题是一个综合性概念，它涵盖了整篇文档的配色方案、字体方案和效果方案，可以从整体上控制文档的基调或风格。我们可以通过主题改变文档的主题颜色、主题字体和主题效果。我们还可以自定义主题并将其保存。保存自定义的主题后，它将出现在自定义主题的列表中，可用于所有的Word、Excel和PowerPoint程序。设置文档主题的步骤如下：（1）打开“页面布局”选项卡，单击“主题”选项组中的【主题】按钮，打开主题库。 （2）“主题库”以图示的方式列出了所有内置的文档主题，您可以在这些主题之间滑动鼠标，通过实时预览功能来试用每个主题的应用效果。 （3）单击一个符合您要求的主题，完成文档主题的设置。这时，文档中的字体、颜色、效果都会随主题发生变化，如图2所示。  图2 将主题应用于文档 （4）如果主题字体不能满足我们的需要，我们还可以自定义主题字体。单击“主题”组上的【主题字体】按钮（ ），执行【新建主题字体】命令打开“新建主题字体”对话框。（5）在“中文”区域中，将“标题字体（中文）”和“正文字体（中文）”下拉列表中的字体分别改为“华文隶书”和“华文楷体”，单击【保存】按钮。此时，我们可以看到文档主题字体变化，如图3所示。  图3 保存自定义主题字体 （6）单击“主题”选项组中的【主题】按钮，执行【保存当前主题】命令。保存后，再次单击【主题】按钮时会看到自定义的主题，如图4所示。 图4 保存自定义主题 |
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 为了能够直观显示销售数据的比例情况，可以使用数据条来使您的数据分析更具表现力。例如在如图1所示的销售数据中，如果希望能够显示出超额完成销售计划目标（即1200万）的情况，可以按照如下操作步骤进行：  图1 各地区销售额 （1）在Excel 2007中选中销售数据的单元格区域，然后选择功能区的“开始”选项卡，单击“样式”功能组中的【条件格式】按钮。 （2）在“条件格式”的下拉列表中选择【数据条】︱【其他规则】命令，随即打开“新建格式规则”对话框。在该对话框中设置“最长数据条”的“数字”为“1200”，设置“数据条颜色”为“橙色”，如图2所示。  图2 新建格式规则 （3）单击【确定】按钮，单元格将按照其销售值大小情况自动填充不同长度的橙色，超过销售计划1200万的单元格将被橙色的数据条填满，如图3所示。  图3 应用“数据条”格式 此外，我们也可以利用Excel 2007的“图标集”对销售总额进行图示化标记，如图4所示。  图4 应用“图标集”格式 |
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 为了对演示文档中的内容有所把握，演示文档的作者或审阅者往往会在PowerPoint中添加备注信息，如图1所示。这些备注信息可以提示演讲者在每页幻灯片中要演讲的内容，并可以在幻灯片放映时显示在演示者视图中。  图1 在PowerPoint文档中的备注信息 但是，如果希望将演示文档发送给其他人，这些备注信息可能就不易发布了。那么，如何能够快速将演示文档中每页幻灯片的备注信息全部删除呢？在Microsoft PowerPoint 2007中，通过非常简单的操作就可以实现。 （1）单击PowerPoint应用程序中的Office按钮。 （2）执行【准备】命令。 （3）在“准备要分发的文档”命令列表中执行【检查文档】命令，如图2所示。  图2 检查文档信息 （4）此时打开如图3所示的“文档检查器”对话框，选中“演示文档备注”选项以检查演示文档中演示者备注的信息。然后单击【检查】按钮。  图3 文档检查器 （5）在检查结果中，文档检查器检查到文档中有演示文稿的备注。单击右侧的【全部删除】按钮即可删除该演示文稿所有幻灯片的备注信息，如图4所示。  图4 全部删除演示文稿备注 提示：文档检查器也可以在Microsoft Word 2007和Microsoft Excel 2007中运行，用来检查和删除文档中的隐私或个人信息。 |
| 18楼 Fennyhao |
 RSS为内容发布者提供了一种以标准化格式分发信息的便捷方法。RSS 的优点在于，它将来自多个 Web 源的所有内容集中到了一个位置，而且您不必向内容发行商提供您的电子邮件地址，就可以接收信息。现在Outlook 2007提供了 RSS 聚合器的功能，您可以在 Microsoft Office Outlook 2007 中添加感兴趣的RSS 源作为订阅项目，从而免除了访问多个网站的繁琐。 在Outlook 2007中添加RSS源的具体步骤如下： （1）执行菜单栏中的【工具】|【帐户设置】命令，打开“帐户设置”对话框的“RSS源”选项卡如图1所示。  图1 “帐户设置”对话框 （2）在“RSS源”选项卡中单击【新建】按钮，打开“新建RSS源”对话框，并输入RSS源的地址。输入完成以后，单击【添加】按钮，在随后打开的“RSS源选项”对话框中，对RSS源的名称、下载方式等内容进行设置，如图2所示。  图2 添加RSS源 （3）设置完成以后，返回到Outlook界面，此时便可以在同一个地方查看来自多个网站的内容，如图3所示，RSS 会将内容摘要传递给您，然后您通过单击链接来决定要阅读哪些特定的文章。  图3 利用Outlook 提供的RSS聚合器查看来自多个网站的内容 您还可以将RSS源共享给自己的朋友或是同事，执行菜单栏中的【动作】|【共享此源】命令，在随后打开的“RSS源 - 共享”对话框中选择收件人，然后直接发送。 RSS源的接收者收到邮件以后，只需单击【添加此RSS源】按钮，即可将该源添加到自己的Outlook中，如图4所示。  图4 添加他人共享的RSS源 另外，用户还可以通过Outlook 2007与其他 RSS 聚合器交换RSS源的配置信息，首先要将 RSS 源集合导出到一个扩展名为 .opml 的 XML 文件中，然后对方可以选择将哪些 RSS 源添加到 Outlook 中。具体的操作方法如下： （1）执行菜单栏中的【文件】|【导入和导出】命令，在“导入和导出向导”对话框中，选择“将RSS源导出到OPML文件”文件可以将自己的RSS源信息导出为.opml文件，并共享给他人，如图5所示。  图5 导出RSS源信息 （2）如果选择“从OPML文件导入RSS源”选项，则可以将.opml文件中的RSS源，导入到当前的Outlook中，如图6所示，选中要导入的每个订阅对应的“源名称”复选框，需要注意的是，您所导入的只是订阅信息，而不是订阅中的实际项目。  图6 通过.opml文件导入RSS源信息 |
| 19楼 Fennyhao |
 Office 2007版本是在充分研究了用户使用 Office 的方式以及他们所希望的 Microsoft Office 工作方式之后推出的，可以帮助用户更轻松更高效地工作。在全新的用户界面中，最为突出的一个功能便是“功能区”，它横跨程序窗口顶部，取代了菜单和工具栏。随着菜单和工具栏的淘汰，迎来了新的、更方便的任务执行方法，包括新的键盘快捷方式。 在功能区上，现已将命令和功能组合在一起，以反映它们的使用方法。这意味着您在工作时将只需执行很少的搜索即可轻松找到所需命令。功能区是下列 2007 Office system 程序的组成部分： Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel® 2007、Microsoft Office PowerPoint® 2007、Microsoft Office Access 2007 和 Microsoft Office Outlook® 2007。在2007 Office版本的所有“非功能区”程序中，键盘快捷方式的工作方式与以前完全相同。 每个2007 Office system程序都有一个不同的功能区，但各功能区上的元素是相同的，主要包括选项卡、组和命令这3个部分。功能区会基于您所处理的内容而改变，以便向您显示执行该任务时可能会用到的命令。例如，如果您要在Excel 2007中处理图片，则功能区将会自动显示出处理图片时所需的命令，如图1所示。否则，这些命令将不可见。这一特性将极大限度地帮助您以最快的速度访问到所需的命令，从而使您轻松完成工作任务。  图1 基于任务显示工具 新的功能区包含两个额外的功能，如图2所示，它们将帮助您方便快捷地完成工作。 ØOffice 按钮：“文件”菜单已被“Office 按钮”取代，使用该按钮，可以像以前那样查找用来执行如下操作的基本命令：打开、保存和打印文档；设置程序选项；编辑文件属性等。 Ø快速访问工具栏：“快速访问工具栏”默认位于功能区的上方，其中包含您希望触手可及的命令。默认情况下，快速访问工具栏中包含“保存”、“撤消”和“重复”（或“恢复”）命令。但是，您可以使用所需的任何命令自定义该工具栏。  图2 Office按钮和快速访问工具栏 如果用户觉得功能区在界面中所占的区域过于庞大，希望可以增大屏幕上可用的空间，也可以将其暂时隐藏起来。用户可以通过以下4种方法来使功能区处于最小化状态。 方法1：利用“自定义快速访问工具栏” 单击“快速访问工具栏”旁边的“自定义快速访问工具栏”，在弹出的下拉菜单中执行【功能区最小化】命令，如图3所示。  图3 利用“自定义快速访问工具栏” 方法2：利用右键快捷菜单 在功能区的空白区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行【功能区最小化】命令。 方法3：通过双击选项卡 要快速最小化功能区，还可以双击活动选项卡的名称。再次双击选项卡可以还原功能区。 方法4：通过键盘快捷方式 按键盘上的【Ctrl】+【F1】组合键也可最小化或还原功能区。 |
| 20楼 Fennyhao |
 当我们向同事发送文档草稿以征求他们的意见时，有些同事不愿意使用修订功能，而是喜欢直接修改在原文档上。事后，我们很难发现文档的那些部分是被修改过的。使用Office Word 2007的“比较”功能，可以精确地找出他人对文档所做的更改。 在Word 2007中快速比较文档的具体操作步骤如下： （1）首先启动Word 2007，在“审阅”选项卡上的“比较”功能组中，执行【比较】｜【比较】命令，如图1所示。  图1 执行【比较】｜【比较】命令 （2）随即将打开如图2所示的“比较文档”对话框。在“原始文档”中，通过浏览找到原始文档；在“修订的文档”中，通过浏览找到要进行比较的文档；然后单击【更多】按钮展开对话框，选择要在文档中比较的内容，并在“显示修订”选项区域，选择要显示字符级更改，还是单词级更改，以及修订显示的位置。  图2 “比较文档”对话框 （3）单击【确定】按钮，关闭“比较文档”对话框，Microsoft Office Word将会新建一篇文档，其中接受了原始文档中的修订，并将修订后的文档中的更改显示为修订，如图3所示。  图3 新建的文档 |
| 21楼 Fennyhao |
 销售人员往往需要对历史销售数据作大量的统计分析，以便获得排名在前列的数据，那么如何快速展现销售业绩表中的前3名数据呢？  图1 销售业绩工作表 在Excel 2007中，这样的工作变得格外容易，销售人员不需要插入函数、编写公式就可以达到目的。 （1）在Excel 2007功能区的“开始”选项卡中，单击“样式”功能组中的【条件格式】按钮。 （2）在【条件格式】下拉列表中选择【项目选取规则】︱【值最大的10项】命令，如图2所示。  图2 项目选取规则 （3）在随即打开的“10个最大的项”对话框中，调节数值为3，并选择相应的显示格式，如图3所示。  图3 设置满足规则的格式 （4）单击【确定】按钮后，Excel工作表中选定数据区域的前3名最大值就立即用指定的格式显示出来了。 |
| 22楼 Fennyhao |
 制作内容丰富的幻灯片少不了图片元素的点缀，但是，从哪里可以快速找到这些素材呢？其实，不用脱离开Microsoft Office环境，大量的免费素材资源就在您的手边。 方法1：利用Microsoft Office 2007中的剪辑库 Microsoft Office 2007为用户提供了一个资源丰富的剪辑库，其中包括图片、声音和影片的素材。并且，如果您可以连接在Internet，还可以快速搜索在Microsoft Office Online站点上免费提供的资源。 （1）在Microsoft PowerPoint 2007中，单击功能区中的“插入”选项卡，执行“插图”功能组中的【剪贴画】按钮，打开“剪贴画”任务窗格，如图1所示。  图1 Office剪辑库 （2）您可以在“搜索文字”文本框中输入最自然搜索关键字，在“搜索范围”下拉列表中选择搜索的范围，然后单击【搜索】按钮，搜索到的素材便出现在该任务窗格列表中了。 方法2：利用其他Microsoft Office应用程序中的素材 Microsoft Office 2007各应用程序组件中的信息和数据是可以相互传递的，例如我们可以将Microsoft Visio中的形状或绘图放置在PowerPoint演示文档中。 （1）在Microsoft Visio 2007中打开形状任务窗格，并从中选择希望放置在演示文档中的形状元素。 （2）将该形状拖放到PowerPoint演示文档中，如图2所示。  图2 将Visio中的图形拖放到PowerPoint演示文档中 |
| 23楼 Fennyhao |
 Microsoft Office Outlook 2007提供了简单、快捷的方式来帮助用户统一管理各类信息，同时您还可以借助颜色分类、全新的日历视图和待办事项栏等工具轻松完成日常事务的组织、管理与规划。 全新的“待办事项栏” 待办事项是标有后续标志的任意 Outlook 项目，如任务、电子邮件等。默认情况下，所有任务在创建时便会标有后续标志，即使任务没有开始日期或截止日期也是如此，Outlook支持将邮件标记为待办事项，右键单击邮件的标记列，在随后打开的快捷菜单的中选择截至日期。标记完成以后，您可以在“待办事项栏”中同时看到所有的待办事项（任务、标记的邮件等）和即将到来的约会信息，如图1所示。  图1 从邮件创建待办事项 为待办事项创建颜色分类 如果想要为任务或约会指定颜色类别，在“待办事项栏”中，右键单击所要指定类别的项目，在随后打开的快捷菜单中，单击“分类”，再单击菜单上的颜色类别之一，如图2所示。  图2 指定颜色类别 首次使用颜色类别时，可以为颜色定义一个更有意义的名称，此时您可以选择“所有类别”选项，打开“颜色类别”对话框（如图3所示），在该对话框中，您可以进行自定义颜色类别，对现有颜色类别进行重命名，或者为颜色类别指定快捷键等操作。  图3 设置颜色类别 增强的日历功能，更好地规划、管理时间 Office Outlook 2007 将日历上的任务集成到了“日常任务列表”中，若要安排任务执行时间，只需将该任务拖到日历上即可。当您在特定日期完成一项任务后，该任务就会附在该日期上，这样，就形成了所执行工作的直观记录。未完成的任务将滚动到第二天，并会进行累积，直到被标记为已完成为止，如图4所示。  图4 全新的日历视图 |
| 24楼 Fennyhao |
 搜索和获取相关的业务信息将占据着我们大量的工作时间，利用Microsoft Office 2007不仅可以将需要的最新信息主动推到我们的面前，还可以为重要的信息添加笔记标记，以提示并跟踪工作任务。 在Microsoft OneNote 2007中为信息添加笔记信息 Microsoft OneNote 2007为记录信息提供了便利的工具，在其中可以记录手写、键盘输入、语音、视频、图形等笔记，还可以把Outlook中重要的RSS源信息记录在OneNote中。 在Outlook中打开RSS源信息，然后在邮件窗口的功能区中打开“邮件”选项卡，并单击“OneNote”功能组中的【发送至OneNote】按钮，此时，该邮件的内容将被直接发送至OneNote中，如图1所示。  图1 将重要的信息发送至Microsoft OneNote 2007中动态跟踪重要任务和信息 Microsoft OneNote 2007不仅可以将信息收集起来集中进行管理，还可以为这些信息添加笔记标记，并能够实现与Outlook任务的同步更新，从而更加高效地管理与跟踪重要的事务，其操作步骤如下： （1）在OneNote中，将鼠标定位在笔记信息之前，然后单击“常用”工具栏上的【任务】按钮，在其下拉列表中单击【今天】命令，插入一个今天需要完成的Outlook任务标志。同样，可以为其他事项创建不同时期的Outlook任务，如图2所示。  图2 在OneNote中创建Outlook任务 （2）如果希望设置更多的任务细节，则可以在OneNote的【任务】按钮下拉列表中，单击【在Outlook中打开任务】命令，打开Outlook的任务窗口（如图3所示），在此可以设置各项任务的开始与截止时间、状态、优先级、完成率、提醒等细节信息。  图3 在Outlook中打开OneNote标记的任务 （3）此外，您还可以在OneNote中对各项任务进行笔记标记。单击“常用”工具栏上的【标记】按钮，在其下拉列表中可以为不同的任务选择不同的标记符号，如图4所示。  图4 利用“笔记标记”跟踪重要任务 |
| 25楼 Fennyhao |
 在日常工作中我们经常会遇到多人合作编写一篇文档的情况，这时可以将文档拆分为若干个独立的子文档，然后由不同的作者各自完成自己那部分文档的编写工作。编写完成后，再将这些独立的文档合并成一个完整的文档，如图 1所示。这种情况下，除了新建文档，然后将主文档各个部分复制、粘贴到新建的文档中之外，有没有简单一点的方法呢？  图1 文档的拆分与合并 我们可以通过如下步骤轻松地将一个主文档分割成几个独立的子文档： （1）打开主文档，单击状态栏右侧的【大纲视图】按钮切换到大纲视图。如图2所示。  图2 切换到大纲视图 （2）在打开的“大纲”选项卡中，单击“主控文档”选项组中的【显示文档】按钮将“主控文档”选项组展开。如图3所示。  图3 展开“主控文档”选项组 （3）单击标题左侧的分组符号，选中需要拆分到子文档中的标题和文本，单击“主控文档”选项组中的【创建】按钮将所选内容创建为一个独立的子文档。创建完成后，系统会将该部分用虚线框标出。如图 4所示。  图4 创建子文档 （4）用同样的方法在主文档中创建其他子文档，将主文档拆分成几个独立的部分。 （5）单击【Office按钮】，执行【另存为】命令，在随即打开的“另存为”对话框中输入主文档的文件名，然后单击【保存】按钮即可保存新的主文档和其子文档。如图 5所示。  图5 保存文档 Word将自动为子文档命名，保存后的主文档和其子文档如图 6所示（其中“用户手册”为主文档，其余5个为子文档）。  图6 主控文档和其子文档 当每个子文档分别由不同作者编写完成后，将他们再次合并到主文档的步骤如下： （1）将各个子文档放在原来的目录下。 （2）打开主控文档（此例中的“用户手册”即为主控文档）。 （3）单击状态栏右侧的【大纲视图】按钮打开大纲视图。 （4）单击“主控文档”选项组中的【显示文档】按钮将“主控文档”选项组展开。 （5）单击【展开子文档】按钮将主控文档中的子文档链接展开。这样就可以在打开的主控文档中看到由各个作者编写的子文档了。如图 7所示。  图7 展开子文档 （6）选中这些子文档，单击“主控文档”选项组中的【取消链接】按钮，这时，划分各个子文档的虚线框就会消失，各个子文档又重新合并到了主控文档中。如图 8所示。  图8 在主控文档中去取消各子文档的链接 （7）再次保存文档，此时这些子文档又重新合并到原来的主文档中了。 |
| 26楼 Fennyhao |
 上级主管对文档进行修改后，我们可以通过对比修订前后的文档，轻松获取文档的修改情况。步骤如下： （1）打开“审阅”选项卡，打开“比较”选项组中的“比较”下拉列表，执行【比较】命令打开“比较文档”对话框。 （2）在“原文档”下拉列表中选择需要进行比较的原始文档，如果下拉列表中没有列出，则选中“浏览”打开“打开”对话框选择文档。 （3）用同样的方法，在“修订的文档”中选择修订后的文档。如图1所示。  图1 “比较文档”对话框 （4）单击【确定】按钮打开如图2所示的文档，对文档所做的修改就一目了然了。  图2 比较修订前后的文档 |
| 27楼 Fennyhao |
 在使用Excel处理大量数据时，经常会遇到数据重复录入的现象，借助Microsoft Excel 2007，这样的问题可以轻松得到解决。 工作人员在输入相应数据时，为了避免发生重复录入的现象，可以执行如下的操作步骤： （1）首先在Microsoft Excel 2007中选择要输入的数据区域，如A2:G22单元格区域。然后单击功能区中的“开始”选项卡，在“样式”功能组中单击【条件格式】下拉菜单，选择【突出显示单元格规则】|【重复值】命令，如图1所示。  图1 设置条件格式 （2）此时，Excel将打开“重复值”对话框，如图2所示。在这里可以根据需要自行定义重复值单元格内数据的颜色格式（如“浅红填充色深红文本”）。单击【确定】按钮后即可生效，一旦不慎在工作表的单元格区域中输入了重复数据，当前单元格就会立即变成红色，给您以提示。  图2 为重复数据设置条件格式 如果在Excel工作表中已经完成了大量数据的输入工作，需要将可能重复的数据找出来并将其删除，那么可以按照如下方法操作： （1）选中需要检查并删除重复项的单元格区域，并单击功能区中的“数据”选项卡，在“数据工具”功能组中单击【删除重复项】按钮，如图3所示。  图3 数据工具 （2）此时打开“删除重复项”对话框，选择需要对哪些列进行重复值检查，如图4所示。  图4 选择核查重复值的列 （3）设置完成后单击“确定”按钮，Excel将对选中的列进行重复值检查，并给出处理结果的提示信息，如图5所示。  图5 Excel核查处理结果 |
| 28楼 chrisfang |
真是一个多产的专家啊，学到了不少好东东，谢谢！ |
| 29楼 Fennyhao |
 无论您是一位兢兢业业的教师、力求产品知名度的营销专家，还是要向答辩评审老师展现自己论文观点的学生，或者任何一位要去向很多人推销自己观点的演讲者，您都需要精心制作一份缤纷夺目的演示文稿，并凭借它使自己的演讲更具有说服力。 虽然Microsoft Office PowerPoint 2007可以帮助您轻松打造各种漂亮的演示文稿，但是，如果没有充分地准备演讲过程的每个细节，您在面对如此之多的听众时，心理可能并不那么轻松。所以，演讲前的排演工作尤为重要，要成为一位成功的演讲者，不可或缺的能力就是对演讲时间的掌控。演讲时间过长，会显得不专业；演讲时间过短，会显得内容贫乏。值得振奋人心的是，PowerPoint 2007就为您提供了这么一种练习控制演讲时间的功能，相信它对您演讲的成功会非常有帮助。 （1）保持您精心制作的PowerPoint演示文稿处于打开状态，在PowerPoint 2007的功能区中，切换到“幻灯片放映”选项卡，您就会在“设置”选项组中看到【排练计时】按钮，如图1所示。  图1 您可以很快找到“排练计时”功能 （2）单击【排练计时】按钮，PowerPoint会立刻启动全屏幻灯片放映。但是，与常规幻灯片放映不同的是，屏幕左上方会显示一个“预演”工具栏，它的作用就是帮助您准确记录您在演讲每一张幻灯片时所使用的时间，以及从开始放映到目前为止总共使用的时间，如图2所示。  图2 演讲用时统计（左：当前幻灯片用时；右：所有幻灯片用时） （3）现在，您就可以按照预先设想的演讲时间控制方案，一边看着屏幕上的幻灯片内容，一边尽情地练习您的演讲。另外，在练习演讲的过程中，您还可以利用“预演”工具栏中的其他工具进行时间控制，具体如下： ◎ 如果您觉得当前幻灯片的整体演讲时间过短或过长，可以单击【重复】按钮，将当前幻灯片的已用时间清零，同时从总时间中将这个时间扣除，并从新开始练习对该幻灯片的演讲和计时； ◎ 如果您对当前幻灯片前半部分演讲的时间控制比较满意，但需要暂停一下，来对后半部分的讲解方式进行思考或对语言进行整理，可以单击【暂停】按钮，计时会立即停止，然后，待准备工作就绪，就可以再次单击该按钮继续练习； ◎ 如果当前幻灯片的演讲练习非常成功，您就可以单击【下一项】按钮或幻灯片的任意位置，进行下一张幻灯片的演讲练习。 （4）当演讲练习成功结束后，PowerPoint会弹出一个提示对话框，询问您是否需要保存刚才的演讲时间，如图3所示。  图3 提醒您保存已为每张幻灯片分配的播放时间 （5）单击【是】按钮，返回PowerPoint幻灯片浏览视图，这里清晰地记录了您在演讲每张幻灯片时所使用的时间长度，如图4所示。  图4 清晰的时间分配方案，便于您从总体上掌握每张幻灯片的播放时长 （6）在“幻灯片放映”选项卡的“开始放映幻灯片”选项组中，单击【从头开始】按钮，按照常规方式播放幻灯片。这时，所有幻灯片都会按照您在练习时保存的时间进行播放，您可以借助已保存的最佳演讲时间分配方案再次进行演练，直至成为演讲时间控制的专家。 提示：虽然PowerPoint 2007已经为您记录了演讲的时间分配方案，但您同样有机会选择关闭它，位于【排练计时】按钮下方的“使用排练计时”复选框就是这样一个开关选项。 |
| 30楼 Fennyhao |
 现今是一个信息爆炸的时代，收集信息、整理信息、记录信息、搜索信息等工作让我们成为了不折不扣的信息工作者。然而，您又将如何应对海量信息的席卷，轻松驾驭它呢？ 信息的有效组织将大大提高信息的利用效率。Microsoft Office Outlook 2007作为信息的管理工具，提供了简单、快捷的方式，帮助您轻松完成日常事务的组织、管理与规划。 1：善用“待办事项栏”管理您的日常事务 在Outlook 2007中，您如果创建了一个近期的约会、会议要求或任务等，这些信息都将自动地呈现在待办事项栏中（如图1所示），从而避免您错过近期所有重要的事务。而且，在OneNote中标记的任务也会自动地同步在Outlook待办事项栏中。  图1 Outlook待办事项栏 2：设置日常事务的执行优先级和类别 在处理日常事务时，常常需要确定哪些任务是重要紧急的，哪些任务是可以延期的，并希望能够对相关的任务进行类别的分组。在Microsoft Outlook 2007中，您可以利用“颜色类别”功能为不同的事务进行颜色标识，从而帮助您快速、清晰地区分不同的任务。 在Microsoft Outlook 2007的“待办事项栏”中，右键单击指定的约会、电子邮件或任务，在随后打开的快捷菜单中，单击【分类】命令，在其下拉列表中选择一种颜色类别即可，如图2所示。  图2 使用颜色指定类别 首次使用颜色类别时，您可以在“分类”下拉列表中，单击“所有类别”选项，打开“颜色类别”对话框为不同的颜色定义一个更有意义的名称，或者根据需要创建新的颜色类别，如图3所示。  图3 设置颜色类别 |
| 31楼 Fennyhao |
 我们有时候需要对Excel工作表中的大量数据进行校对，为了保证录入的准确性，往往需要一个人念，另一个人核对。其实，Excel提供的“朗读单元格”功能可以让Excel工作表开口说话，从而大大方便我们的输入校对工作。 我们可以通过如下步骤访问并实现Excel提供的语音校对功能，如图1所示。  图1 设置快速访问工具栏中的命令（1）单击Excel应用程序中的【Office按钮】，然后单击【Excel选项】按钮，打开“Excel选项”对话框。 （2）在对话框左侧的选项导航中单击【自定义】按钮。 （3）在“从下列位置选择命令”下拉列表中执行【所有命令】。 （4）在所有命令列表中找到“朗读单元格”、“朗读单元格-停止朗读单元格”、“按行朗读单元格”、“按列朗读单元格”、“按Enter开始朗读单元格”命令，分别单击【添加】按钮，将这些命令添加到右侧的列表框中。 （5）单击【确定】按钮后完成操作。此时我们将在Excel 2007的快速访问工具栏中看到新的命令图标，如图2所示。  图2 快速访问工具栏中的命令（6）如果需要让Excel朗读单元格的数据，则可以直接单击【朗读单元格】按钮，如图3所示。  图3 用“朗读单元格”进行语音校对 Excel提供的“朗读单元格”功能不仅能够正确地朗读工作表中的中文、数字，而且还能对英文单词和句子进行正确地朗读。想想看，有了Microsoft Office 2007，也就同时拥有了一个“口语教练”，真是既方便又神奇！ |
| 32楼 Fennyhao |
 专业的文档要配以漂亮的封面和页眉才会更加完美，利用Microsoft Office Word 2007，您不必再为设计漂亮的封面和页眉而大费周折，内置的“封面库”和“页眉库”为您提供了充足的选择余地。另外，您还可以将自己的封面和页眉保存起来，以便日后使用。 （1）在“插入”选项卡的“页眉和页脚”选项组中单击【页眉】按钮。 （2）在随即打开的下拉菜单中选择任意一个页眉样式，即可将其插入到当前文档中，我们只需添加日期、文档标题等内容即可完成对页眉的设置，如图1所示。  图1 插入内置的页眉 我们还可以根据需要添加自行设计的页眉，并将其保存到页眉库中。这样，我们就可以在日后方便地在自定义的页眉库中找到它。步骤如下： （1）在“插入”选项卡的“页眉和页脚”选项组中单击【页眉】按钮，然后执行【编辑页眉】命令，或者直接在文档页眉的位置处双击鼠标左键。 （2）编辑页眉，插入文字、图片、文档标题等内容。 （3）使用组合键【Ctrl】+【A】将页眉的内容全部选中。 （4）在标题栏“页眉和页脚工具”下边的“设计”选项卡中，单击“插入”选项组中的【文档部件】按钮，执行【将所选内容保存到文档部件库】命令。 （5）此时打开“新建构建基块”对话框，为该构建基块命名，并设置其存储在“页眉”库中。 （6）设置完成后，单击【确定】按钮，完成对构建基块的保存，如图2所示。  图2 将自定义的页眉插入页眉库中 这样，自定义的页眉就保存在页眉库中了，需要再次使用这个页眉时，只要单击【页眉】按钮，然后单击自定义的页眉就可以将其轻松插入到文档中，如图3所示。  图3 页眉库中的自定义页眉 专业的文档再配以漂亮的封面才会更加完美，用同样的方法，可以为文档轻松地插入封面。 （1）在“插入”选项卡的“页”选项组中，单击【封面】按钮 （2）在打开的下拉菜单中选择Office 2007内置的封面样式，如图4所示。  图4 选择内置的封样式 （3）单击自己喜欢的封面样式，即可将其添加到当前文档中，如图5所示。  图5 插入内置的封面 与保存自定义页眉的方法类似，我们也可以将我们自己的封面保存在封面库中，以便日后使用。 |
| 33楼 Fennyhao |
 为产品在市场中所占份额作一个调查，确定它们的市场开发前景，并制订相关的销售报告可能并不是一件简单的工作。幸运的是，如果您有过去的产品销售调查数据，则可以使用 Microsoft Office Excel 2007 中强大的图表工具帮助您轻松分析产品的市场销售情况。 轻松创建专业水准的图表 在Excel 2007中，用户只需要选择合适的图表类型、图表布局和图表样式，便可以即刻获得专业的图表效果。例如，为图1所示的“产品市场调研表”快速创建一个具有专业水准的图表，则可以按照以下的操作步骤执行：  图1 产品市场调研表 （1）选中B3:D7单元格区域，在Excel 2007功能区的“插入”选项卡中，单击“图表”功能组中的【其他图表】按钮。 （2）在【其他图表】下拉列表中选择【三维气泡图】命令，完成的图表如图2所示。  图2 插入气泡图 （3）从“图表工具”的“设计”选项卡中选择“图表样式”功能组，这里提供了多种专业图表样式的配色方案，从其下拉列表中选择“样式48”（如图3所示），图表将即刻应用此样式。  图3 设计图表样式及布局 （4）接着从“图表工具”的“布局”选项卡中选择“标签”功能组，在这里可以添加图表标题、坐标轴标题、设置图例格式、数据标签格式等等，完成后的数据分析结果如图4所示。  图4 设置图表的图例、坐标轴及数据标签 （5）如果希望更改某一数据表的颜色，则可以先选中某一气泡，然后从“图表工具”的“格式”选项卡中选择“形状样式”功能组，在“形状填充”下拉列表中选择一种颜色（本例为红色），即可预览到气泡颜色变化的效果，如图5所示。  图5 修改图表中数据系列的颜色 您也可以在图表中应用更多丰富的视觉效果，例如：三维、阴影、倒影、透明效果等。这样，一张精美的产品市场调研图就制作完成了。 动态跟踪Excel图表数据源 如果您希望将图表放在Microsoft PowerPoint 2007中供演讲推广使用，或者放在Microsoft Word 2007中作最后的总结报告，无论使用哪一种应用程序，您都能够动态跟踪原始的Excel图表数据源，即原始数据发生了更改，幻灯片或Word文档中的图表也将会自动更新。 例如，将制作好的Excel 2007图表复制粘贴到PowerPoint 2007后，在图表右下角会出现“粘贴选项”智能标记，单击该智能标记并从其下拉列表中选择【图表（链接到Excel数据）】单选按钮（如图6所示），这样就可以将复制在幻灯片中的图表与Excel图表的数据源链接起来了。  图6 “粘贴选项”智能标记 提示：如果您在“粘贴选项”智能标记的下拉列表中选择“粘贴为图片”单选按钮，此时，复制过来的Excel图表将以图片的形式粘贴在幻灯片中。 |
| 34楼 Fennyhao |
 同样的一份演示文稿，由于演讲的场合、现场的听众不同，需要讲解的内容也往往会不尽相同。这时便可以利用PowerPoint 2007提供的“自定义放映”功能对所要演讲的内容进行个性化定制，具体的操作步骤如下： （1）打开PowerPoint应用程序的“幻灯片放映”选项卡，在“开始放映幻灯片”选项组中执行【自定义幻灯片放映】|【自定义放映】命令，打开“自定义放映”对话框，如图1所示。  图1 打开“定义自定义放映”对话框 （2）单击【新建】按钮，打开“定义自定义放映”对话框，并在“幻灯片放映名称”文本框中输入自定义幻灯片放映的名称。（3）在“在演示文稿中的幻灯片”列表框中选择要包含在自定义放映中的幻灯片，然后单击【添加】按钮。 （4）此时，选定的幻灯片将显示在“在自定义放映中的幻灯片”的列表框中，如图2所示。  图2 设置自定义放映幻灯片 （5）同时，用户还可以通过列表框右边的上、下箭头来调整幻灯片的放映顺序。（6）单击【确定】按钮返回“自定义放映”对话框，在“自定义放映”的列表框中将会显示出刚刚定义的幻灯片放映名称。 （7）如果需要利用演示文稿中的幻灯片来创建其他场合的演讲内容，请重复“步骤1~步骤6”。 （8）若要编辑当前自定义放映的幻灯片内容，可以在“自定义放映”对话框中单击【编辑】按钮打开“定义自定义放映”对话框，然后执行相应的修改操作即可，如图3所示。  图3 设置在不同场合放映的幻灯片 （9）设置完成后，单击【自定义幻灯片放映】按钮，在随即打开的下拉菜单中根据不同场合选择自定义放映名称，这样PowerPoint会根据预先设定的幻灯片内容和顺序进行放映，如图4所示。 图4 自定义放映幻灯片 您知道吗？在放映幻灯片时，您可以按下【Shift】+【F5】组合键，这样PowerPoint就可以从当前幻灯片开始放映了。 |
| 35楼 Fennyhao |
 在回复或转发邮件时，用户往往会在原始邮件中加入一些意见或建议的信息。但是，这些信息和原始邮件的内容混在一起，很难快速识别出哪部分是原始邮件，哪部分是回复的信息，有什么快速的方法可以为自己的批注留下标记吗？ 在Microsoft Outlook 2007中，这样的要求可以非常容易实现。 （1）打开Microsoft Outlook 2007应用程序，执行【工具】菜单中的【选项】命令，打开如图1所示的“选项”对话框。  图1 Outlook“选项”对话框 （2）在“首选参数”选项卡的“电子邮件”选项区域中，单击【电子邮件选项】按钮，打开如图2所示的“电子邮件选项”对话框。在该对话框的“答复和转发”选项区域内，选中“标记批注”复选框，并在下面的文本框中输入标注的文字。  图2 电子邮件选项 （3）单击【确定】按钮完成设置。 这样，只要在回复或转发的邮件中插入你的信息，一个批注标记就自动出现了，如图3所示。  图3 在邮件中的批注标记 |
| 36楼 Fennyhao |
 在许多2007 Microsoft Office system应用程序中，用户都可以将创建的文件保存为XPS（XML Paper Specification，XML纸张规范）格式，如图1所示。这种文件格式有什么作用呢？  图1 将文档另存为XPS格式 XML纸张规范（XPS）是一种固定版式的电子文件格式，可以保留文档格式并支持文档共享，用来确保在联机查看或打印文件时，文件可以完全保持预期格式，且文件中的数据不会轻易地被更改。XPS文件格式在功能上和Adobe PDF文件格式非常类似，使用者不需拥有制作文件的软件（如Word），即可借助免费的阅读器软件读取XPS格式的文件，如图2所示，而这些文件可能是由不同的软件制作而成的。  图2 借助免费的阅读器浏览XPS格式的文件 而且，如果在Microsoft Office文档中设置了IRM（信息权限管理）访问权限，转换为XPS格式后将依然保留文档权限的设置。 提示：有安装了加载项之后，才能在2007 Microsoft Office system程序中将文件另存为PDF或XPS文件格式。 |
| 37楼 Fennyhao |
 文档编写完成后，往往需要将合作编写的文档发送给上级主管人员，但是含有大量图片的大文档发送起来不是很方便，我们需要给它“减减肥”。 1、将文档转换成新的文档格式 将Word 97-03的文档转换成Word 2007的文档可以显著减小文件的大小，步骤如下： （1）打开将Word 97-03的文档，单击【Office按钮】，执行【转换】命令，如图1所示。  图1 对文档格式进行转换 （2）随即打开确认文档格式转换的提示框，单击【确定】按钮，如图2所示。 图2 确定文档格式转换对话框 转换后，文档的标题栏中将不再有“[兼容模式]”字样，这时的文档格式即为全新的Word 2007文档，如图3所示。 图3 文档格式转换后标题栏的变化 转换前后的文档格式和文档大小如图4所示。转换为全新的文档格式后的文档显然小了很多。 图4 转换后的文档显著减小2、对图片进行压缩含有大量图片的文档无疑会占用大量的磁盘空间，Microsoft Word 2007提供了一个非常方便的减小图片大小的工具，通过压缩图片的方法可以显著减小文档大小，步骤如下： （1）单击以选中文档中的图片。 （2）打开“图片工具”下的“格式”选项卡。 （3）单击“调整”选项组中的【压缩图片】按钮打开“压缩图片”对话框。 （4）单击【选项】按钮打开“压缩设置”对话框。 （5）为了尽可能地减小文件大小，可以同时选中“保存时自动执行基本压缩”和“删除图片的剪裁区域”复选框。选中“目标输出”选项区域中的“电子邮件”选项。如图5所示。  图5 对图片进行压缩 （6）单击【确定】按钮，完成对图片的压缩。 |
| 38楼 Fennyhao |
 以往我们在引用网页上的数据时，往往总是不辞辛苦地从网页上复制、然后粘贴到Excel工作簿，然后调整列宽，再做一些美化工作，当网页上的数据更新时，我们不得不对工作表重新进行修改。其实，这些繁琐的工作完全可以交给Excel 2007来完成。 利用Excel导入外部数据可以使数据的获取更加高效和准确。 （1）在Excel中打开“数据”选项卡，单击“获取外部数据”选项组中的【自网站】按钮，打开“新建Web查询对话框”。 （2）在“地址”栏中输入数据源所在的网址。 （3）单击【转到】按钮打开网页。 （4）将鼠标指针移动到希望导入的数据区域的左上角，选中“  ”标记，将其变成对勾状态“ ”。如图1所示。 图1 选取需要导入的数据区域 （5）单击“新建Web查询”对话框中的【选项】按钮，打开如图2所示的“Web查询选项”对话框。在“格式”选项区域中选中“完全HTML格式”单选项。这样，导入Excel工作表中的数据格式就可以与网页保持一致了。  图2 “Web查询选项”对话框 （6）单击【确定】按钮，返回“新建Web查询”对话框。 （7）单击【导入】按钮，打开“导入数据”对话框，指定导入的数据在Excel工作簿中的位置。默认值是当前单元格位置，如图3所示。  图3 “导入数据”对话框 （8）单击“导入数据”对话框中的【确定】按钮，将数据导入工作表，如图4所示。  图4 导入工作表中的数据 如果希望每次打开工作簿时自动从网站上自动获取最新的数据，只需在导入的数据区域的任意位置右键单击鼠标右键，在随机打开的快捷菜单中执行【数据区域属性】命令，打开“外部数据区域属性”对话框，选中“刷新控件”选项区域中的“打开文件时刷新数据”复选框，单击【确定】按钮，如图5所示。  图5 设置外部数据区域属性 |
| 39楼 Fennyhao |
 利用Microsoft Office 2007全新的主题功能，我们可以让Word文档和PowerPoint演示文稿具有独具风格的统一外观。我们还可以通过对图片进行重新着色，让图片巧妙地与幻灯片的背景相融合，让您的文档和演示文稿既时尚又专业。 用Word演讲稿制作PowerPoint演示文稿的步骤如下： （1）在PowerPoint程序中，打开“开始”选项卡，单击“幻灯片”选项组中【新建幻灯片】按钮的下半部分，执行【幻灯片（从大纲）】命令。 （2）在随即打开的“插入大纲”对话框中，打开Word演讲稿。 或者，我们也可以通过单击【Office按钮】，执行【打开】命令，在“打开”对话框的“文件类型”下拉列表中选择“所有文件”，然后打开Word演讲稿，与演讲稿相对应的演示文稿就这样轻松创建完成了。 为了使PowerPoint演示文稿的外观与对应的Word演讲稿的外观保持一致，我们需要打开PowerPoint中的“设计”选项卡，单击“主题”选项组中的【其他】按钮，然后选择一个与Word文档相同的主题。这样，一个与文档外观统一的演示文稿就创建完成了。如图1所示。  图1 具有统一外观的文档和演示文稿 为了使您的幻灯片具有更强的视觉冲击力，您只需在含有项目符号列表的文本框中右击，然后执行【转换成SmartArt图形】命令，就可以轻松将枯燥的文字转变成生动的图形。应用主题后，SmartArt图形也会发生相应改变，从而与整体的风格相协调，如图2所示。  图2 与主题相一致的SmartArt图形 可是，对于如图3所示的插入到幻灯片中的图片，我们如何让它的外观也同样与文档和演示文稿相一致呢？  图3 向幻灯片中插入图片 我们只需以下几个简单的步骤，就可以使插入的图片与演示文稿完美地融合在一起。 （1）单击幻灯片上的图片，这时，在标题栏上会“图片工具”。 （2）打开“图片工具”下方的“格式”选项卡。 （3）单击“调整”选项组中的【重新着色】按钮。 （4）在随即打开的下拉菜单中执行【设置透明色】命令。 （5）单击图片中的白色区域即可将图片背景与幻灯片背景相一致，如图4所示。  图4 对图片设置透明色 （6）单击“调整”选项组中的【重新着色】按钮，在随即打开的下拉菜单中选择一种与幻灯片背景相配的变体，然后单击。这样，图片就与幻灯片的背景完美地融合在一起了，如图5所示。  图5 图片与幻灯片完美融合 就这么简单，利用Microsoft Office 2007，我们可以轻松设计出时尚、美观，而且风格统一的Word文档和PowerPoint演示文稿，如图6所示。  图6 具有一致外观的Word文档和PowerPoint演示文稿 |
| 40楼 Fennyhao |
 当我们接收到带有 Office 文档内容的附件时，Office Outlook 2007 提供的附件预览功能，可以在 Outlook 2007 邮件阅读窗口或邮件预览窗口中，直接预览文档的内容，并保持文档格式不变。  图1 预览 PowerPoint 演示文稿并保持文档中的动画效果  图2 预览 Word 文档  图3 预览 Excel 工作表 如果希望继续浏览邮件内容时，可在邮件阅读窗口或邮件预览窗口中，单击“邮件”按钮，即可返回到邮件正文。 |
| 41楼 Fennyhao |
 面对全新的功能区，也许很多用户都会感到陌生，但通过对它的进一步了解，相信用不了多长时间，您一定会对它爱不释手！但是，有的用户还会有另外一种担心，执行功能区中的命令是否还能够像以往一样通过键盘快捷方式来迅速完成呢？ 这里，需要说明一个问题：现在键盘快捷方式分为两种基本类型，分别是用来启动命令的“组合键”和用来在屏幕的项目中导航的“访问键”。这两种键盘快捷方式的类型不同，工作方式也有所不同。其中，“访问键”可用来访问功能区，它们与您在屏幕上看到的选项卡、命令和其他内容直接相关；“组合键”可用来执行特定的命令，它们与功能区或您在屏幕上看到的其他内容无关。在Office 2007中，组合键的变化不大，其工作方式与以前相同。 下面将介绍如何使用访问键在功能区中导航。在使用访问键（而非鼠标等指针设备）控制功能区和屏幕上的其他内容时，必须首先“打开”对功能区的键盘控制。换言之，您需要离开文本输入模式而进入命令模式，这可以通过按【Alt】键来实现。 例如，如果用户希望通过访问键来为文本加粗，并更改图片的亮度，可以执行以下操作步骤： （1）选中文档中需要加粗的文本，然后按下键盘上的【Alt】键，进入命名模式。此时功能区中会立即出现小标签（称为标记），以显示所有选项卡的命令的键提示，如图1所示。  图1 进入命令模式 （2）根据键提示，用户可以轻松选择按哪个键以激活所需选项卡，这里按【H】键，激活“开始”选项卡，此时将出现如图2所示的标记，以显示该选项卡上的命令的键提示。  图2 显示选项卡中命令的键提示 （3）接着根据键提示按下【1】键，即可将选中的文本加粗。 （4）利用同样的方法，选中图片，然后按下键盘上的【Alt】键，再依次按下【J】、【P】和【B】键，用户便可以利用上下箭头选择不同的亮度，如图3所示，以完全脱离鼠标且无需特别记忆某组合键的方式来顺利完成预定任务。  图3 借助键提示轻松完成预定任务 还需提醒用户注意的是，一次只能看到一层键提示标记，即当前所在选项卡的键提示标记。若要查看另一个选项卡的键提示，必须先移到该选项卡上。键提示的这种分层方式意味着程序中的每个命令都有唯一的键提示序列，但也意味着在比较不同选项卡的键提示时会有许多重复项。 例如，在 Microsoft Office Word 2007 中，“M”是“插入”选项卡上“SmartArt”的键提示，同时也是“页面布局”选项卡上“页边距”的键提示，如图4所示。另外，如果最终显示的是错误选项卡的键提示，则只需按【Esc】键，并再次查看选项卡的键提示标记，然后选择所需的选项卡即可。  图4 不同选项卡的键提示会有重复项 |
| 42楼 Fennyhao |
 在Word文档中插入相应的图片不仅可以使您的文档增色不少，还可以借助图片免去了文字的赘述。但是，如果希望把Word文档中（如图1所示）的图片全部保存或提取出来，该如何操作呢？因为我们发现在Word应用程序的操作中，似乎缺少了把图片另存为本地文件的命令。  图1 在Word文档中包含了大量需要的图片 其实，在Microsoft Word 2007中，借助全新的Open XML文件格式，快速提取文档中所有图片的工作变得简单且快捷。 （1）切换到该文档所在的位置，找到该文档，我们发现该文档的文件扩展名是.docx，这就意味着它是一个标准的Word 2007格式的文档。 （2）利用全新Microsoft Office 2007文件格式的特性，将该文档的扩展名更改为.zip，使其成为一个压缩文件，如图2所示。  图2 通过更改文件扩展名，获得压缩文件包 （3）鼠标双击打开该压缩文件包，在该压缩文件的media子目录中，即可发现所有插入在文档中的图片文件，如图3所示。将这些文件复制到需要的位置，我们就获得了文档中的所有图片了！  图3 Word文档中的所有图片 |
| 43楼 Fennyhao |
 提起函数，您也许会觉得有些复杂，因为需要记住函数对应的用途以及函数名的拼写。在Microsoft Office Excel 2007的帮助下，我们完全没有必要如此专业，我们甚至不用函数也能轻而易举地获得数据总和、平均值等统计信息。 在Excel 2007中，当我们输入函数式的前导符——“=”及函数名称前面几个字母时，系统会自动列出类似的函数，就像输入法那样的记忆式窗口一样，供操作者直接选择输入，既提高了函数的输入速度，又保证了函数输入的准确性。 例如在用“DAYS360()”函数计算职工“计息日期”时，输入“=”和函数前几个字母时，系统会在单元格下方显示一个与这些字母匹配的有效函数的动态下拉列表，单击下拉列表中的函数，系统会给出相应的函数说明，如图1所示。  图1 函数记忆式输入 双击下拉列表中的函数名即可插入函数，并且系统会给出相应的参数提示，如图2所示。  图2 利用函数跟随插入函数 如果您不知道应该用哪个函数，或者不知道某个函数该如何使用也没有关系，可以按如下步骤插入所需的函数： （1）首先选中需要应用函数进行计算的单元格。 （2）打开“公式”选项卡，单击“函数库”选项组中的【插入函数】按钮，打开“插入函数”对话框。 （3）在“搜索函数”文本框中用自然语言简单地描述需要进行的操作，然后单击【转到】按钮。这时，在“选择函数”列表框中会列出符合搜索条件的推荐函数。单击“选择函数”列表框中的函数名称，即可在对话框的底部出现该函数的详细解释，如图3所示。  图3 “插入函数”对话框 （4）选择需要的函数后，单击【确定】按钮，Excel将打开“函数参考”对话框提示您该函数有多少参数，在任意一个参数列表框中单击，系统会给出该参数所代表的含义，这样，您就可以在系统地提示下输入参数了。如图4所示。  图4 “函数参考”对话框 如图3所示，当向F3单元格插入函数后，还需要将函数填充或复制到此列中的其他单元格中，当工作表中含有大量数据时，拖拽填充柄总是找不到末尾，如图5所示。  图5 用填充柄填充公式 Microsoft Excel 2007为我们很好地解决了这个问题，我们只需要输入一次公式，即可将公式应用于所在的整个列，操作步骤如下： （1）单击A2单元格将其选中，按下组合键【Ctrl】＋【Shift】＋【End】，选中全部的数据信息。 （2）打开“开始”选项卡，打开“样式”选项组中的“套用表格格式”下拉列表，如图6所示。  图6 预览表格格式 （3）单击其中一种表格格式将所选区域转换为表格并且应用选定的表格格式。随即打开“套用表格式”对话框。选中“表包含标题”选项，如图7所示。  图7 “套用表格式”对话框 （4）单击【确定】按钮，将所选数据区域转换为表格。 （5）这时，在F2单元格插入公式后，Excel将把公式应用于表格的整个列，随即会出现“自动更正选项”智能标记，可以撤销或保留计算列，如图8所示。  图8 利用“计算列”将公式应用于表的整个列 如果想查看某个部门员工的集资人数或者集资总额，我们不必插入函数来对其进行计算，只需通过状态栏为我们提供的信息即可快速获取需要的数据，步骤如下： （1）在状态栏位置上单击鼠标右键，在随即打开的快捷菜单中，选中【计数】和【求和】复选项。 （2）选中需要进行统计的单元格即可在状态栏中轻松获取所需信息，如图9所示。  图9 从状态栏中获取统计信息 因为我们在Excel文档中保存了大量数据，浏览起来可能就会变得不是十分方便了，所以很多朋友都会比较习惯地对Excel表格中的列标题进行“冻结”，这样在滚动浏览数据时，可以让数据和标题对照在一起。 在Microsoft Excel 2007中，这样的操作完全可以省略了，因为Excel 2007表格的标题可以自动转换为工作表的列标题，如图7所示，您只要在表格的任意位置处单击，然后拖动工作表中的垂直滚动条就可以在浏览中始终看到表格的标题了，如图10所示。  图10 表标题转换为工作表列标题 |
| 44楼 Fennyhao |
 在每个人的一生中总会有不同的美好经历，这些耐人寻味的记忆总会烙印在一张张照片上。如果能将所有这些照片制作成一个电子相册留作纪念或赠送给您的家人、朋友或同事，一定会给所有人留下一份美好的回忆。您可能正在寻找一种功能强大且易于上手实现方法，Microsoft Office PowerPoint 2007恰好为您提供了这样一种途径，您可以利用PowerPoint 2007将照片制作成一个独立的电子相册，并配以超炫的动画效果，然后还可以打包成CD永久保存。 （1）启动PowerPoint 2007程序，一个空白的演示文稿会被自动建立，切换到“插入”选项卡，在“插图”选项组中单击【新建相册】按钮，打开“相册”对话框。 （2）单击【文件/磁盘】按钮，打开“插入新图片”对话框。 （3）导航到包含照片的文件夹，并选中所有要加入相册的照片（可借助【Ctrl】+【A】快捷键选择所有照片），然后单击【插入】按钮，如图1所示。  图1 创建相册如此简单 （4）在“相册”对话框中单击【创建】按钮。现在，所有选中的照片已被插入到当前的演示文稿中，每一张照片都独占和填满一张幻灯片，而且第一张幻灯片会被预留出来作为相册的封面，如图2所示。  图2 一次性插入到相册的所有照片 （5）在功能区中切换到“动画”选项卡，在“切换到此幻灯片”选项组中为当前幻灯片选择一种动画效果，如图3所示。  图3轻松为照片添加切换动画效果当所有幻灯片的切换动画效果设置完成之后，如果您的计算机已经安装有CD刻录机，就可以将当前的相册打包成一张CD光盘，以便个人永久收藏，或者赠送给亲朋好友留作纪念。 （1）单击【Office】按钮，并在Office菜单中选择【发布】|【CD数据包】命令，如图4所示。  图4 很方便地找到将相册打包成CD的命令 （2）在打开的“打包成CD”对话框（如图5所示）中，单击【复制到CD】按钮。  图5 自动完成打包成CD的所有后台工作 这样，一份CD版的电子相册就制作完成了，而且这份CD中还包含了用于播放电子相册所需的所有辅助功能，收到您这份CD的用户，只需将它插入自己电脑的CD驱动器中，就可以和您一样享受浏览照片的乐趣了！ |
| 45楼 Fennyhao |
 工作和学习中，经常需要从网上查找一些相关的技术文档，但是，每次都需要打开浏览器去搜索，能不能将自己感兴趣的文章自动下载下来呢？ 借助Outlook 2007提供的“RSS聚合器击”功能，无需频繁访问网站，即可获取自己感兴趣的信息。 在浏览包含RSS信息的网页时，“RSS”标记会显示在相关标题旁边。单击该标记，在随即打开的页面中，单击【订阅该源】链接，打开“Internet Explorer”对话框。单击【订阅】按钮订阅该源，如图1所示。  图1 在浏览器中订阅源 此时单击浏览器上的【收藏中心】按钮，并在随即打开的任务窗格中单击【源】按钮，即可看到刚刚订阅的RSS源，单击即可迅速浏览与之相关的技术文档，如图2所示。  图2 通过浏览器访问订阅的RSS源 订阅RSS源后，打开Outlook 2007，在左侧导航窗格的“RSS源”文件夹中，可以看到刚刚订阅的源，单击即可在导航窗格中查看相关技术文档的标题，以及发布的时间，如图3所示。  图3 在Outlook 2007中查看相关技术文档 在默认情况下，Outlook 2007将自动下载文章摘要，如果希望查看详细的内容，可以单击文章下方的【查看文章】链接即可启动浏览器，并自动定位到相关网页，如图4所示。  图4 查看文章的具体内容 RSS的优势就在于，它能够将来自多个网站的内容聚合起来，可以在一个统一的位置进行查看。这样，就可以将关注的新闻、天气、博客等信息统一添加到Outlook 2007中了。 |
| 46楼 Fennyhao |
 我们经常会从其他网站上订阅一些电子杂志，订阅之后，我们就可以每天都收到网站发送的邮件了。由于这些邮件与其他邮件混杂在一起，非常不便于辨认，而且查找起来也不是十分方便。其实，我们可以利用Office OneNote 2007集中管理这些技巧。这时，除了将邮件内容复制到笔记中之外，还有没有简单一些的方法呢？ 只要在打开的邮件中，单击“OneNote”选项组中的【发送至OneNote】按钮，即可将电子杂志发送到OneNote中，如图1所示。  图1 将Outlook中订阅的电子杂志邮件发送到OneNote 在默认情况下，电子杂志会自动发送到OneNote的未归档笔记中，我们如果希望将电子杂志存放到“学习笔记”笔记本中的“电子杂志”分区中，这样就可以对Office技巧进行集中管理了，有没有办法呢？ 这时只需在OneNote 2007中，执行菜单栏中的【工具】|【选项】命令，打开“选项”对话框。单击左侧导航栏中的【Outlook集成】按钮，并在右侧“电子邮件”选项区域中，单击【更改】按钮，打开“选择分区”对话框，将默认的位置更改为“学习笔记”笔记本的“电子杂志”分区即可，如图2所示。  图2 更改邮件页面默认的保存位置 设置完成后，当在打开的邮件中单击“OneNote”选项组中的【发送至OneNote】按钮时，邮件内容将自动发送到“学习笔记”笔记本的“电子杂志”分区中，这样就便于集中管理这些技巧了，如图3所示。  图3 将电子杂志放在统一的地方进行管理 |
| 47楼 Fennyhao |
 如果您经常要对几个特定的文档进行编辑操作，肯定希望能够快速找到并打开这些文档。Microsoft Office 2007同样也为经常使用的文档提供了快速访问的便利。 我们以Microsoft Word 2007为例，单击“Office按钮”后，即可打开如图1所示的命令列表，而右侧则显示了“最近使用的文档”列表。  图1 “最近使用的文档”列表 随着您访问文档的不同，“最近使用的文档”列表是会自动变化的，最新访问过的文件名称会顶替掉最早的访问内容。但是，您注意到每一个文件名称后面的小图钉了么？如果您希望某个经常需要访问的文档始终保留在“最近使用的文档”列表中，单击一下这个小图钉吧，它将使您需要的文档固定在列表中，如图2所示。  图2 将经常访问的文档固定在列表中 |
| 48楼 Fennyhao |
 在文档的编写过程中经常要插入一些图片，为了便于编辑、查找和方便阅读，通常要在图片上方或下方添加诸如“图1”、“如图1所示”等字样的文字。但是在多人编写的文档中，每个人的图片编号都是从“图1”开始的，合并到一起以后，我们必须对其重新编号，能不能让图片自动编号呢？ 其实，只要每个文档编写者按照如下步骤为图片编号，就可以令合并到一起的文档自动对图片进行编号： 在图片下方添加诸如“图 1 XXXX”的题注为了便于查找和阅读，我们需要给图片编号，插入题注的操作步骤如下： （1）将光标置于图片下方需要添加题注的位置。 （2）打开“引用”选项卡，单击“题注”选项组中的【插入题注】按钮打开“题注”对话框。 （3）打开“标签”下拉列表察看是否有合适的题注，如果没有，则单击【新建标签】按钮打开“新建标签”对话框。 （4）在“标签”文本框中输入“图”，单击【确定】按钮，返回“题注”对话框。 （5）单击【确定】按钮，在文章中插入题注的标签和编号（“图1”）如图1所示。  图1 新建题注标签并插入题注 （6）在插入的题注后边加上适当的文字。完成后的效果如图2所示。 图2 插入题注后的效果图 （7）为其他图片添加题注，分别得到“图2”、“图3”等字样。值得一提的是，假设漏掉了第2张图片，先设置好后面的，然后再为第2张图设置题注时，它会很智能地显示“图2”字样，而在其后边的图片的序号会依次加1。在图片上方添加诸如“如图 X所示”的引用在图片上方输入到“如图X所示”的“如”字时，打开“引用”选项卡，单击“题注”选项组中的【交叉引用】按钮打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表中选择新建的标签“图”，在“引用内容”下拉列表中选择“只有标签和编号”，在“引用哪一个题注”列表框中选择相关的编号，如图3所示，单击【插入】按钮后将在文档光标位置处插入“图1”字样。  图3 交叉引用的用法 编辑完成的效果如图4所示。通过这样的设置，今后再向文档中插入或者删除图片，就不用手工修改图片的编号了，系统会很自动地对图片进行重新编号。 图4 完成的效果图 对于多人编写的文档，由于每个编写者对图片的编号都是从“图1”开始的，如图5所示，合并后的文档编号显得很混乱。利用Word可以对插入的图片重新编号这一特性，可以很巧妙地对合并后的文档中的图片重新进行编号。 图5 合并后的文档中的图片编号 对图片重新进行编号，只需按下【Ctrl】+【A】选中整个合并后的文档，然后按【F9】即可。 |
| 49楼 Fennyhao |
 您是否曾经在设计幻灯片过程中找不到合适的版式，您是否希望有更多选择，而不仅仅局限于内置的版式，利用Microsoft PowerPoint 2007，您可以随心所欲地创建一个完全适合公司演示内容的幻灯片版式。 例如，公司在年底需要对一年中各个销售部门的业绩进行汇报，我们希望能够在幻灯片中用图表展现各个产品的销售情况，在图表下边给出简要说明，图表右边的一小块区域用来对销售数据做一些简要分析。这时，就无法在内置的幻灯片版式中找到符合要求的了，如图1所示。  图1 内置的版式不能满足设计的需要 我们可以通过以下步骤轻松打造符合公司演示内容的幻灯片版式： （1）打开“视图”选项卡，单击“演示文稿视图”选项组中的【幻灯片母版】按钮打开“幻灯片母版”选项卡。如图2所示。  图2 打开幻灯片母版 （2）在打开的“幻灯片母版”选项卡中，单击“编辑母版”选项组中的【插入版式】按钮。如图3所示。  图3 插入版式 （3）打开“母版版式”选项组中的“插入占位符”下拉列表，选择需要插入到自定义版式中的占位符并做调整。如图4所示。  图4 添加并调整占位符 （4）单击“关闭”选项组中的【关闭母版视图】按钮切换到“开始”选项卡。 （5）打开“幻灯片”选项组中的“版式”下拉列表，就可以看到自定义的幻灯片版式了。如图5所示。  图5 自定义的幻灯片版式 |
| 50楼 Fennyhao |
 文本、小数、分数、号码、时间和日期是用户经常需要录入的数据类型，下面将分别介绍这几类常用数据的输入方法。 1、输入文本 选定任意一个单元格，按【Tab】键可使目标单元格向后移动；按【Shift】+【Tab】组合键可使目标单元格向前移动；按【Enter】键可使目标单元格向下移动（默认情况下），如图1所示。 这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需要鼠标切换了，这在很大程度上提高了输入效率。  图1 快速在单元格中切换 2、输入分数 分数是用“/”符号来划分的，但需要说明的是，在Excel中日期的输入方法也是用“/”来区分年月日的，如在单元格中输入“7/8”，按【Enter】键显示的是“7月8日”，而不是分数，如图2所示。所以，为了避免和日期的输入混淆，输入分数时，需要在输入的分数之前输入“0”，然后按【Spacebar】键，再输入分数，如输入“0 7/8”，即显示为分数，如图3所示。 此外，如果在单元格中输入的分数包含整数，那么必须在整数和分数之间添加一个空格，如输入“2 1/2”，按【Enter】键后可得到所需结果，此时，编辑栏中显示的数据为“2.5”，如图4所示。  图2 输入日期  图3 输入分数  图4 输入包含整数的分数 3、输入小数 在Excel工作表中输入大量的小数时，如果逐一手动输入，操作起来十分繁琐。其实，使用Excel中的小数点自动定位功能可以解决这个问题，从而提高输入速度。 单击【Office按钮】，在随即打开的下拉菜单中单击【Excel选项】按钮，打开“Excel选项”对话框。单击【高级】按钮，在“编辑选项”选项区域中，选中“自动插入小数点”复选框，并在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点后的位数，如图5所示。  图5 设置“自动插入小数点”功能 设置完成后，当用户再输入小数时，就不用输入小数点了。例如，输入“1234”后，Excel会自动加入小数点，即显示“12.34”。 此外，如果需要输入3位小数、4位小数时，只需正常输入即可；如果需要输入整数，则在整数后多输入一个小数点即可。 4、输入号码 在平时办公中，用户经常会录入员工编号、电话号码或是银行账号，但却无法输入以“0”开头的数据。例如，在输入“022”时，“0”会自动被删除。其实，在Excel中只要进行一个简单的设置，就可以输入以“0”开头的数据了。 选中要输入数值的单元格，单击鼠标右键，在随即打开的快捷菜单中，执行【设置单元格格式】命令，打开“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“自定义”，在“类型”文本框中输入10个“0”，然后单击【确定】按钮，如图6所示。这样用户就可以在指定单元格中输入以“0”开头的数值了。  图6 “设置单元格格式”对话框 5、输入日期和时间 在Excel中填写各种表格时，经常需要输入填表日期，手工输入又太麻烦，有什么方法可以简化操作呢？此时可以利用Excel中的组合键实现自动输入。 选中单元格，直接按【Ctrl】+【；】组合键即可输入当前日期，按【Ctrl】+【Shift】+【；】组合键即可输入当前时间。 |
| 51楼 Fennyhao |
 我们经常会在文件的最后一页，附上包含公司联系方式的“小卡片”，如果每次都要重做一次，或是进行复制粘贴操作无疑很麻烦，下面就介绍一下怎样用“文档部件”功能来解决这个问题。 （1）打开空白Microsoft Word文档，键入平时需要经常重复录入的文本，例如公司的联系方式信息，如图1所示。  图1 常用信息 （2）选中所输入的内容，按组合键【Alt】+【F3】，打开“新建构建基块”对话框，在“名称”文本框中输入“联系我们”，单击【确定】按钮，如图2所示。 图2 “新建构建基块”对话框 （3）在“插入”选项卡的“文本”选项组中，执行【文档部件】|【构建基块管理器】命令，在随即打开的“构建基块管理器”对话框中可以看到新建的“联系我们”构建基块已经保存到“文档部件库”中，如图3所示。 图3 打开“构建基块管理器”对话框 （4）此时在文档中键入“联系我们”，然后按【F3】键，Microsoft Word就会自动将完整的公司联系方式“小卡片”显示出来。 |
| 52楼 Fennyhao |
 通过以下几个更改Excel默认设置的技巧，便可以让您的Excel“个性”十足。 1、更改默认工作表数 在默认情况下，当打开Excel工作簿时，会新建一个空白工作簿，该工作簿包含3个空白工作表，如图1所示。但在日常工作中如果用户需要使用更多的工作表应该如何设置呢？其实，在Excel中您可以自定义工作簿中工作表的数量。  图1 默认的工作表数 单击【Office按钮】，在随即打开的下拉菜单中单击【Excel选项】按钮，打开“Excel选项”对话框，单击左侧导航栏中的【常用】按钮，在“新建工作簿时”选项区域，将“包含的工作表数”微调按钮调到“10”，单击【确定】按钮。 当再次新建工作簿时，可以看到默认的工作表数为“10”，如图2所示。  图2 设置包含的工作表数 2、更改“最近使用的文档”列表数 当使用Excel 2007打开多个工作簿后，单击【Office按钮】，在下拉菜单右侧会显示“最近使用的文档”列表，如图3所示。默认情况下该列表的数目为17，用户也可以将其更改为从1到50之间的任意数值。  图3 最近使用的文档列表 在“Excel选项”对话框中，单击左侧导航栏中的【高级】按钮，在“显示”选项区域中，将“显示此数目的‘最近使用的文档’”微调按钮调到“5”，单击【确定】按钮。再次单击【Office按钮】时，“最近使用的文档”列表中只显示5个文档，如图4所示。  图4 设置“最近使用的文档”列表中的文档显示个数 3、更改默认的文件存储位置 当用户存储文件时，经常会在“另存为”对话框中找寻目标文件夹，当存储路径很长时，往往导致工作效率降低。其实，通过更改Excel“默认文件存储位置”，可以避免这种情况的发生，用户只需设置一次，每次存储文件时就会节省不少时间。 在“Excel选项”对话框中，单击左侧导航栏中的【保存】按钮，在“保存工作簿”选项区域的“默认位置”文本框中键入指定的保存路径，如图5所示。单击【确定】按钮，默认的存储路径便设置完成了。  图5 更改“默认文件位置” 4、自定义状态栏 当选择工作表中的数据区域时，是否可以自动显示该区域数值的“最大值”、“最小值”、“平均值”或“求和”呢？在Excel工作簿的状态栏中，用户可以进行自定义设置，从而更直观地显示数据的相关计算值。 右键单击状态栏，在随即打开的“自定义状态栏”列表中，勾选选项前面的复选框即可灵活设置状态栏中所要显示的选项，如图6所示。  图6 自定义状态栏 |
| 53楼 myliujjj |
谢谢分享，是麻烦了点，这叫巧妇“能”为无米之炊。 |
| 54楼 Fennyhao |
 下面就来介绍一下怎样快速地将Word文档转换为PowerPoint演示文稿，其具体操作步骤如下。 （1）在Microsoft Word 2007应用程序中，单击【Office按钮】，在随即打开的下拉菜单中，单击【Word选项】按钮，如图1所示。  图1 单击下拉菜单中的【word选项】按钮 （2）在随即打开的“Word选项”对话框中，单击左侧导航栏中的【自定义】按钮，在“从下列位置选择命令”下拉列表框中，选择“不在功能区中的命令”，如图2所示。  图2 在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择命令的位置 （3）在左侧列表框中选择“发送到Microsoft Office PowerPoint”，然后单击【添加】按钮，将其添加到右侧列表框中，设置完成后，【发送到Microsoft Office PowerPoint】命令就被自动添加到“快速访问工具栏”中，如图3所示。  图3 将【发送到Microsoft Office PowerPoint】命令添加到“快速访问工具栏”中 （4）如果当前文档的大纲级别已设置完成，那么直接单击【发送到Microsoft Office PowerPoint】按钮，Word文档中的文本即可转换成PowerPoint幻灯片，如图4所示。  图4 将Word文档中的文本转换为PowerPoint幻灯片 |
| 55楼 Fennyhao |
 合并计算可分为按位置进行合并计算和按分类进行合并计算。下面就来介绍这两种合并计算的方法。 方法1：按位置进行合并计算 将不同工作表中的数据合并计算到另一个工作表中，具体操作步骤如下。 （1）选中需要存放合并结果的单元格，然后在“数据”选项卡的“数据工具”选项组中，单击【合并计算】按钮，如图1所示。  图1 单击【合并计算】按钮 （2）打开“合并计算”对话框，在“函数”下拉列表框中选择“求和”，然后将光标置于“引用位置”文本框中，切换到目标工作表，选择要引用数据的区域后，单击【添加】按钮将其添加到“所有引用位置”列表框中。 （3）仿照“步骤2”添加不同工作表中要引用的数据区域，如图2所示。  图2 添加数据引用位置 （4）单击【确定】按钮，关闭对话框。此时不同工作表中的数据已经汇总到指定工作表中，如图3所示。  图3 合并数据 方法2：按分类进行合并计算 以不同的方式组织单独工作表中的数据时，需要使用相同的行标签和列标签，以便能够与主工作表中的数据相匹配。具体操作步骤如下。 （1）选中需要存放合并结果的单元格，然后在“数据”选项卡的“数据工具”选项组中，单击【合并计算】按钮，打开“合并计算”对话框，然后在“函数”下拉列表框中选择“平均值”，如图4所示。  图4 选择合并计算的函数 （2）将光标置于“引用位置”文本框中，然后切换到目标工作表，选择引用单元格区域（注意要选中行标签和列标签），然后单击【添加】按钮，将其添加到“所有引用位置”列表框中。 （3）仿照“步骤2”，将其他目标工作表中的数据添加到“所有引用位置”列表框中，如图5所示。  图5 选择数据引用位置 （4）在对话框下方“标签位置”选项区域中，选中“首行”和“最左列”复选框，设置完成后如图6所示。  图6 选中“标签位置”区域的复选框 （5）单击【确定】按钮，关闭对话框，此时的合并结果如图7所示。  图7 合并计算结果 |
| 56楼 Fennyhao |
 在Word文档中，如果要严格控制文本输入的行数及每行的字数，可以执行如下操作步骤。 （1）打开需要编辑的Word文档，在“页面布局”选项卡的“页面设置”选项组中，单击对话框启动器，打开“页面设置”对话框，如图1所示。还可以通过双击标尺的空白处来打开该对话框，如图2所示。  图1 打开“页面设置”对话框  图2 双击标尺空白处 （2）切换至“文档网络”选项卡，在“网格”选项区域中选中“指定行和字符网格”单选按钮，然后在“字符数”和“行数”选项区域中，分别设置指定的字符数和行数，如图3所示。  图3 设置限定字数和行数 此时，完成控制文本输入的行数及每行字数的设置，选中文档中的一行文字，便可以清楚地看到该行的字符数是29，如图4所示。  图4 查看每行的字数 |
| 57楼 Fennyhao |
 通过自定义自动填充序列来快速输入员工姓名，其具体操作步骤如下。 （1）选中员工姓名单元格区域，如图1所示。  图1 选中员工姓名区域 （2）单击【Office按钮】，在随即打开的下拉菜单中，单击【Excel选项】按钮，打开“Excel选项”对话框，单击左侧导航栏中的【常用】按钮，在“使用Excel时采用的首选项”选项区域中，单击【编辑自定义列表】按钮，如图2所示。  图2 编辑自定义列表 （3）在打开的“自定义序列”对话框中，单击【导入】按钮，将所选的序列导入列表中，如图3所示。连续单击【确定】按钮关闭对话框，完成设置。  图3 导入序列 （4）此时，在输入员工姓名时，只需在任意单元格中输入首个员工姓名，然后向下拖动“填充柄”，即可将所有员工姓名快速填至后续的单元格中，如图4所示。  图4 自动填充员工姓名 |
| 58楼 ggsmart |
感谢分享。 |
| 59楼 Fennyhao |
 记录单是将一条记录分别存储在同一行的几个单元格中，在同一列中分别存储所有记录的相似信息段。使用记录单功能可以轻松地对工作表中的数据进行查看、查找、新建、删除等操作。下面就利用记录单的功能填写“考试成绩”表中的数据，其具体操作步骤如下。 （1）打开Excel工作簿，单击【Office按钮】，在随即打开的下拉菜单中单击【Excel选项】按钮，打开“Excel选项”对话框。单击左侧导航栏中的【自定义】按钮，在“从下列位置选择命令”下拉列表框中，选择“不在功能区中的命令”，在左侧列表框中选择“记录单”，然后单击【添加】按钮，将其添加到右侧列表框中，单击【确定】按钮关闭对话框，此时，【记录单】命令就被添加到快速访问工具栏中了，如图1所示。  图1 将“记录单”命令添加到快速访问工具栏 （2）选中“考试成绩”表中的任意单元格，单击快速访问工具栏中的【记录单】按钮，打开“成绩表”记录单，如图2所示。在该对话框中将自动把数据清单的列标题作为字段名，用户可以逐条地输入记录，按【Tab】键或是【Shift】+【Tab】组合键可以在字段之间向后或向前切换。每输入一条记录，单击【新建】按钮可将记录写入工作表中。  图2 打开“成绩表”记录单 （3）单击【上一条】或【下一条】按钮，可以查看工作表中的上一条或下一条信息。 （4）单击【删除】按钮，可删除某条记录。  图3 利用记录单删除数据 （5）单击【条件】按钮，将自动清空记录，同时【条件】按钮变为【表单】按钮，此时用户输入某一条件，记录单将自动定位至包含该条件的记录，并显示记录的详细信息。例如，在“姓名”文本框中输入“李江”，按【Enter】键，“成绩表”记录单将显示“李江”所有成绩的详细信息，如图4所示。  图4 输入条件查找记录 |
| 60楼 Fennyhao |
 下面就来介绍在Excel帮助下，怎样实现Word的表格转置，其具体操作步骤如下。 （1）选中Word中需要转置的表格，按【Ctrl】+【C】组合键进行复制，然后打开空白的Excel工作簿，按【Ctrl】+【V】组合键将表格粘贴到工作簿中，如图1所示。  图1 将Word中的文本复制到Excel工作簿中 （2）选中当前Excel工作簿中的表格，按【Ctrl】+【C】组合键复制，然后选择表格之外的任意一个空白单元格，单击“开始”选项卡中【粘贴】下三角按钮，在随即打开的下拉列表中执行【转置】命令，如图2所示。此时，表格已经转置到工作簿中的指定位置，如图3所示。  图2 【转置】命令  图3 Excel中转置前后的表格对比 （3）将转置后的表格选中，复制到Word中并作适当修改即可。未被转置的表格已超出Word页面的打印范围，而转置后的表格则刚好全部显示在页面中，如图4所示。  图4 Word中转置前后表格对比 本例中虽然调换了表格的行列，但并不影响用户对内容的理解。有些表格可能并不适合进行行列转置，此时用户可以选择将页面的“纸张方向”调整为“横向”，以适应表格显示大小。 |
| 61楼 Fennyhao |
 如果要将单元格中的文本进行分列，需要执行以下步骤。 （1）选中Excel工作表中的“A”列，如图1所示。  图1 选中“A”列（2）在“数据”选项卡的“数据工具”选项组中，单击【分列】按钮，如图2所示。  图2 单击【分列】按钮（3）在随即打开的“文本分列向导 - 步骤之1（共3步）”对话框中，选中“分隔符号”单选按钮，如图3所示。  图3 “文本分列向导 - 步骤之1（共3步）”对话框（4）单击【下一步】按钮，打开“文本分列向导 - 步骤之2（共3步）”对话框，在“分隔符号”选项区域中，选择“空格”复选框，此时在“数据预览”选项区域中可看到预览效果，如图4所示。  图4 “文本分列向导 - 步骤之2（共3步）”对话框（5）单击【下一步】按钮，打开“文本分列向导 - 步骤之3（共3步）”对话框，在该对话框中可以设置每一列的数据格式，如图5所示。  图5 “文本分列向导 - 步骤之3（共3步）”对话框（6）单击【完成】按钮即可完成文本的分列设置，最终效果如图6所示。  图6 文本分列运用此方法对列中的文本进行拆分时，也可以在“文本分列向导 - 步骤之2（共3步）”对话框的“分隔符号”选项区域中，选择“其他”复选框，然后在其后的文本框中自定义分隔符号，分隔出您想要的信息，如图7所示。  图7 分隔出自定义信息 |
| 62楼 yncxxmj |
楼主是个多产专家。我学到了不少技巧。 |
| 63楼 tongliaozyr |
好精彩呀 |
| 64楼 vivi |
今天将1-7页的所有内容都过了一遍，真的是太棒了。太多的功能自己没去用到。非常感谢Fennyhao 的知识分享。 |
| 65楼 猪小妹JJ |
东西好多，留下脚印，好随时学习！谢谢！ |
| 66楼 shchy |
这个要慢慢消化 感谢lz |
| 67楼 lyglee |
相当强悍 顶起来 |
| 68楼 yang0216 |
相当好的材料，收下了！谢谢！ |
| 69楼 lin5605 |
太实用了，应该仔细的学习一下。 |
| 70楼 sam.tan |
很详细,学习! |
| 71楼 donghan |
这么多，一点一点看，谢谢分享 |
| 72楼 yu_L |
标记一下，改天有空看。 |
| 73楼 lrlxxqxa |
这个一定要收藏啦 |
| 74楼 赵文竹 |
收藏学习……谢谢！ |
| 75楼 xxkjz |
很不错！谢谢分享！ |
| 76楼 kekedoufeng513 |
学习11 |
| 77楼 aaa1959 |
好！ |
| 78楼 jd688 |
一口气看完了。收获多多。期待做好电子书形式。 |
| 79楼 leslie1018 |
楼主辛苦了，很详尽的资料 |
| 80楼 qazwer168 |
大家有什么好看法 都说一下吧 |
| 81楼 ashizhaokun |
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| 82楼 lin138unx |
最近没事开始玩社区和博客了,先跟站长和网虫们打个招呼！ 姓名：楷维 name：keywin 身高：183cm 体重：65kg 行业：互联网 职业：文职 其他：百度搜【楷维】【楷维指南】 免费中介信息平台 初到贵地，求关注！求相识！ |
| 83楼 可爱大刘哥 |
好的呀 |
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建议楼主打包供下载！ |
| 85楼 8785276 |
很犀利 很强悍 好好学习 天天向上  |
| 86楼 小樱桃 |
学习了 |
| 87楼 海洋之星 |
谢谢分享，哈哈 |
| 88楼 lrlxxqxa |
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| 89楼 dongdong870805 |
这个很有用，谢谢 |
| 90楼 731w |
很实用的知识。 |
| 91楼 ann_lee89 |
很实用很全面的帖子，谢谢，定会好好学习 |
| 92楼 ann_lee89 |
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| 93楼 ourstorybeging |
太有用了，收藏了！谢谢 |
| 94楼 wumin88838 |
看看了 |